Instrucțiuni pas cu pas. Controlul intern în decontări cu persoane responsabile (pentru sfera bugetară) (întocmit de experții companiei „Garant”). Raportarea banilor: ce s-a schimbat în regulile de emitere Modificări în rapoartele anticipate în anul

Forma unificată a raportului de avans (JSC, f. AO-1), o nouă mostră din care vă oferim spre descărcare gratuită în Word sau Excel pe această pagină, vă va permite să organizați corect confirmarea cheltuirii banilor responsabili în companie. Prin completarea formularului propus pentru organizațiile bugetare 0504505 în locul vechiului analog 0504049, angajatul care a primit numerarul va putea depune la departamentul de contabilitate, împreună cu documentele justificative, dovada cheltuirii țintite a fondurilor.

Caracteristici de completare a raportului în avans de către destinatar

Un raport de avans tipic este realizat sub forma unui document primar cu două fețe. Pe lângă numărul și data completării, pe partea din față (coloanele 1-6) denumirea companiei, datele destinatarului numerarului (FMO, număr de personal, funcție etc.), precum și suma și scopul fondurilor alocate sunt scrise. Tabelul din stânga conține informații despre avansul anterior și banii nou primiți, indicând soldul acestora (cheltuială sau depășire).

Pe reversul AO-1, ​​ar trebui să enumerați toate documentele care confirmă cheltuirea fondurilor primite, indicând costurile corespunzătoare pentru fiecare articol:

• certificat de călătorie;
• bilete de călătorie;
• primirea platii;
• bonuri de vânzare etc.

Documentele justificative sunt, de asemenea, numerotate în ordinea introducerii. Dacă fondurile de raportare au fost primite în valută, se completează rândurile corespunzătoare: 1a (fața), 6 și 8 (fața din spate). Pregătirea ulterioară a rapoartelor anticipate (grupele 7-10) este încredințată angajaților departamentului de contabilitate. Iar aprobarea documentelor preverificate se face de către directorul companiei (IP).

Când este oficializat AO?

Numerar poate fi eliberat numai persoanelor care au încheiat contracte de muncă cu o firmă (IE), în următoarele cazuri:

• nevoi economice și operaționale;
• plata în avans a cheltuielilor de călătorie;
• rambursarea cheltuielilor de deplasare.

Mai mult, dacă în raport există o datorie pentru plata anterioară în avans, următoarea emisiune de numerar către acest angajat, de regulă, nu se face. De asemenea, este interzisă transferarea acestor bani către alte persoane, inclusiv rude apropiate.

Angajatul care a primit fondurile responsabile trebuie, în termen de trei zile lucrătoare de la încheierea perioadei pentru care a fost emisă suma indicată (după sosirea dintr-o călătorie de afaceri), să furnizeze documente justificative ale cheltuielilor sale.

Descărcați formularul

Dacă nu ați găsit răspunsul la întrebarea dvs. sau aveți încă neînțelegeri, contactați un avocat pentru o consultație gratuită în chat-ul de pe site-ul nostru.

Formularul raportului anticipat formular AO-1
Formular de raport în avans formular 0504505

Contabilii trebuie să accepte documente de la angajați pentru raportarea pe o nouă listă. Vechea comandă nu poate fi folosită. Colegiul editorial al revistei Simplified a pregătit răspunsuri la toate întrebările.

Despre ce ar trebui să-și avertize contabilii contabilii

Tranziția pe scară largă la casele de marcat online - cu unele excepții preferențiale - implică nevoia de restructurare și în alte domenii.

Astfel, contabilii ar trebui să contabilizeze direct modificările de numerar. Este necesar să se țină seama de alte modificări care au afectat direct întocmirea raportului prealabil. În caz contrar, există riscul ca compania să nu poată contabiliza cheltuielile responsabile. Totul în ordine.

Efectuați un program educațional pentru angajații companiei pe următoarele puncte.

Clauza 1. Verificări online - regulă generală în 2020

În 2020, majoritatea controalelor ar trebui să fie electronice. Și detaliile lor se schimbă. Trebuie amintit că firma poate anula fără probleme cheltuielile doar dacă actele conțin toate detaliile necesare.

În special, după iunie în câmpul „formular de plată” în loc de „electronic” ar trebui să fie „non-cash”.

Cerințele pentru întocmirea unui cec devin din ce în ce mai stricte dacă contabilul dobândește valori prin procură în numele unei companii sau al unui om de afaceri. Adică, angajatul nu cumpără marfa ca persoană fizică. Apoi, vânzătorul trebuie să ștampileze pe cec numele și TIN-ul cumpărătorului, țara de origine a mărfurilor, numărul declarației vamale și valoarea accizei. Vezi articolul 1 din Legea din 03.07.2018 Nr. 192-FZ.

Punctul 2. SRF sunt tipărite pe noile CCP online

în 2020, ca regulă generală, formularele stricte de raportare ar trebui să fie electronice. BSO-urile tipografice au fost interzise oricui nu are niciun beneficiu permanent sau temporar la noile casete online. Sistemele de casă de marcat de nouă generație ar trebui să fie produse folosind case de marcat online speciale, similare celor care imprimă cecuri online. Adică, datele privind vânzarea serviciilor vor fi primite prompt și de Serviciul Federal de Taxe.

În special, companiile și antreprenorii individuali cu angajați la OSN, STS, UTII, care prestează servicii populației, nu mai au dreptul să scrie BSO obișnuit. Deci, dacă contabilul a plătit pentru spălare, reparații și alte astfel de servicii, ar trebui să primească o chitanță. Chitanțe în locul cecurilor KKT pot fi emise numai de deținătorii de brevete pentru unele servicii. Și, de asemenea, - antreprenori individuali fără lucrători care au intrat în beneficiu înainte de 1 iulie 2021. Sau este posibil ca astfel de persoane să nu dea absolut nimic, întrucât obligația de a da ceva nu rezultă din lege.

Dacă vânzătorul încă dă vechea formă „strictă”, lăsați contabilul să afle de ce, pe ce bază. Cel mai bun lucru este să ceri comerciantului o scrisoare în numele său cu referire la statul de drept relevant. Acela conform căruia vânzătorul are dreptul de a nu opera CCP online. Sau emite o copie a documentului - motive pentru neemiterea unui cec.

Punctul 3. Cecurile pot fi obținute din aplicațiile mobile și prin coduri pentru descărcare

În loc de o chitanță pe hârtie după iunie, vânzătorii pot oferi imprimări din aplicațiile mobile sau chiar coduri de descărcare. De exemplu, așa cum este cazul unei noi categorii de oameni de afaceri - lucrători independenți.

Înapoi în scrisoarea sa din 21 aprilie 2017 Nr.03-01-15 / 24307, Ministerul de Finanțe a explicat că un cec tipărit folosind un link dintr-un e-mail sau SMS confirmă și costurile. Prin urmare, nu trebuie să fii intimidat de opțiunile moderne. Ce oferă vânzătorul în sprijinul cheltuielilor, atunci trebuie să luați de la el, să imprimați și să duceți la departamentul de contabilitate.

Clauza 4. Cartea de îmbarcare electronică pentru călătoriile cu avionul nu este o opțiune în scopuri NU

Nu va fi de prisos să reamintim personalului că Ministerul Transporturilor a permis utilizarea cărților de îmbarcare virtuale pentru călătoriile cu avionul. De exemplu, un bilet online poate fi emis în formă electronică prin primirea lui la un e-mail personal (ordinul Ministerului Transporturilor din 14 ianuarie 2019 nr. 7).

Procedura preferențială a luat rădăcini și continuă să funcționeze. Dar este încă periculos să folosești această scutire pentru călătorii de afaceri. Este imperativ să tipăriți un bilet electronic la modă veche și să cereți personalului aeroportului să-i pună ștampila corespunzătoare în timpul controalelor de securitate. După - se aplică raportului de cheltuieli. Specialiștii de la Ministerul Finanțelor insistă asupra acestui lucru.

În aeroporturi, rămâne posibil să tipăriți independent un cupon, să îl obțineți pe hârtie, inclusiv doar pentru un raport de călătorie de afaceri la serviciu.

Cum se face un subraport în 2020: instrucțiuni pas cu pas pentru un contabil

Pasul 1. Pregătiți o decizie documentară privind depunerea

Salariatul întocmește o cerere de răspundere, iar directorul aprobă lucrarea cu semnătura sa. O alternativă este un ordin (ordin) al directorului pentru emiterea de fonduri.

Pasul 2. Facem un avans

Firma acorda contabilului un avans in numerar, pe card corporativ sau de salariu.

Atentie: la emiterea de bani pentru un raport, precum si atunci cand un angajat returneaza sume necheltuite sau la compensarea costurilor, nu este nevoie de casier online.

Pasul 3. Oferim angajatului timp să-și petreacă responsabilitatea și să colecteze documente justificative

În timpul executării sarcinii de raportare/călătorie de afaceri, angajatul solicită acte justificative pentru toate cheltuielile. Este în regulă dacă sunt electronice. După cum am spus mai sus, acum aproape tot fluxul de documente „în numerar” este online.

Două modificări la CCP au intrat în vigoare deodată, care vor afecta munca cu contabilii.

1. Vânzătorul trebuie să scrie numele și TIN-ul cumpărătorului, țara de origine a mărfurilor, numărul declarației vamale și valoarea accizei. Aceste detalii sunt necesare în cazul în care bunurile sunt achiziționate de către o companie sau un antreprenor individual (articolul 1 din Legea federală din 03.07.2018 nr. 192-FZ). Modificarea va afecta cazurile în care contabilul cumpără bunuri prin procură în numele unei firme sau al unui om de afaceri (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 19.10.2018 Nr. 03-01-15 / 75371).

2. Organizațiile și întreprinzătorii individuali în sistem comun, STS și UTII, care prestează servicii populației, nu mai au dreptul de a întocmi BSO obișnuit în locul cecurilor (clauza 8 al articolului 7 din Legea nr. 290-FZ). Deci, dacă contabilul a plătit pentru spălare, reparații și alte servicii, ar trebui să primească o chitanță. Chitanțe în loc de cecuri vor putea scrie numai IP pe un brevet și numai pentru unele servicii.

Pasul 4. Solicităm angajatului să imprime toate documentele electronice pentru contabilitate.

La sfârșitul perioadei de raportare a operațiunilor, contabilul va trebui să imprime întregul primar fără hârtie pentru contabilitate.

Aceasta include nu numai verificările obișnuite ale magazinului online (internet). Dar chiar și o astfel de curiozitate este totuși un cec de la un liber profesionist din aplicația mobilă My ​​Tax.

Acest control trebuie să fie cu un cod QR și o indicație a regimului special „Impozit pe venitul profesional”. Persoanele care desfășoară activități independente pot fi întâlnite de contabili în timp ce călătoresc cu taxiul. De exemplu, la Moscova. Document electronic - se tipărește și ajutorul cu traseul.

Pasul 5. Acceptați raportul de avans al angajatului

Angajatul raportează cu privire la fondurile primite și cheltuite. Am dat un exemplu de completare a unui raport prealabil pe un formular standard.

Termenul limită pentru raport este de trei zile lucrătoare din momentul indicat în cerere sau comandă. Sau o perioadă de trei zile de la data întoarcerii dintr-o călătorie de afaceri.

Dacă contabilul aplică la AO-1 un cec fără numele mărfurilor, cereți o chitanță de vânzare suplimentară. Acest lucru este posibil dacă vânzătorul este un antreprenor individual în sistemul fiscal simplificat sau un brevet.

Cert este că acestei categorii de persoane i s-a dat dreptul de a genera cecuri cu un total general până la 1 februarie 2021. Fără a evidenția articole specifice de marfă (clauza 17 al art. 7 din Legea din 03.07.2016 nr. 290-FZ). Adică fără decodare. Însă, în scopurile contabilității fiscale, ar trebui să rezulte clar din documente pentru ce anume a achiziționat și a plătit compania.

În controalele online obișnuite, numele, prețul, cantitatea mărfurilor (lucrări, servicii) sunt detalii indispensabile.

Pasul 5. De-a face cu linia de jos

Când angajații responsabili economisesc, angajatul returnează soldul companiei.

În cazul depășirilor dovedite de costuri, dimpotrivă, organizația compensează angajatul pentru cheltuielile inutile. Dacă au existat cheltuieli necoordonate, angajatorul are dreptul să nu le ramburseze. Vedeți exemplul nostru de cerere de rambursare.

Completarea unui raport în avans are loc în cazurile în care angajații întreprinderilor și organizațiilor primesc de la departamentul de contabilitate o anumită sumă de bani pentru cheltuielile asociate activităților lor profesionale.

Fișiere

Cel mai adesea, emiterea de fonduri are loc pentru cheltuieli de deplasare sau cheltuieli legate de activitățile casnice ale companiei (achiziționarea de articole de papetărie, hârtie de birou, piese de mobilier etc.). Dar înainte de a emite finanțări, contabilul trebuie să primească o comandă sau o comandă adecvată de la directorul întreprinderii, care va indica suma exactă și scopul plății în avans.

După efectuarea cheltuielilor, salariatul care a primit banii este obligat să returneze soldul la casieria întreprinderii sau, dacă s-a făcut o depășire, să primească de la casierie excesul de bani. În această etapă se întocmește un document numit „Raport anticipat”.

Cum se confirmă cheltuielile

Este imposibil să returnezi banii rămași la casierie doar așa. Este necesară transferarea către specialiștii departamentului de contabilitate a documentelor care să confirme că fondurile contabile au fost cheltuite în scopurile pentru care au fost furnizate. Ca atare dovezi, în primul rând, există case de marcat și chitanțe, bilete de tren, formulare stricte de raportare etc. Toate documentele de mai sus trebuie să aibă detalii, date și sume clar lizibile.

Reguli de raportare

Până în prezent, nu există un eșantion unificat, strict obligatoriu al raportului, cu toate acestea, majoritatea contabililor în mod vechi preferă să utilizeze formularul anterior aplicabil general. Acest lucru este de înțeles: include toate informațiile necesare, inclusiv -

• informații despre organizația care a emis banii,
• angajatul care le-a primit,
• suma exactă a fondurilor,
• scopurile pentru care au fost destinate.
• aici cheltuielile efectuate sunt reflectate cu anexarea tuturor documentelor justificative. În plus, procesul-verbal conține semnăturile personalului contabil care a eliberat banii și a acceptat soldul, precum și a angajatului pentru care s-au emis fondurile responsabile.

Nu este necesară aplicarea unui sigiliu pe document, deoarece acesta face parte din fluxul de documente intern al companiei, în plus, din 2016, persoanele juridice, ca și până acum, și antreprenorii individuali au dreptul legal deplin de a nu folosi sigilii și ștampile pentru aprobarea documentelor.

Un document este creat într-o singură copie originală și nu trebuie să întârziați completarea lui - conform legii, trebuie eliberat în maximum trei zile dupa ce banii sunt cheltuiti.

Deoarece raportul anticipat se referă la documentația contabilă primară, ar trebui să fiți foarte atenți când îl completați și să încercați să evitați greșelile. În cazurile în care acest lucru nu a putut fi evitat, este mai bine să completați un formular nou.

Un exemplu de întocmire a unui raport de cheltuieli

În ciuda titlului serios și a importanței documentului, completarea acestuia nu este foarte dificilă.

Prima parte a documentului este completată de angajatul care a primit banii pentru raport.

1. La început, se scrie numele companiei și este indicat codul OKPO al acesteia () - aceste date trebuie să corespundă actelor de înregistrare ale companiei. În continuare se trec numărul raportului contabil și data întocmirii acestuia.
2. În stânga, mai sunt câteva rânduri pentru aprobarea directorului întreprinderii: aici, după completarea întregului raport, managerul va trebui să introducă suma în cuvinte, semnă și data aprobării documentului.
3. Urmează apoi informațiile despre angajat: se indică unitatea structurală de care aparține, numărul său de personal, numele, prenumele, patronimicul, se indică funcția și scopul plății avansului.

La masa din stânga ofițerul responsabil introduce informații despre fondurile emise, în special, indică suma totală, precum și informații despre moneda în care a fost emisă (dacă sunt utilizate unități monetare din alte țări). Mai jos este valoarea soldului sau a depășirilor de costuri.

La masa din dreapta datele sunt introduse de un specialist contabil. Aici sunt introduse informații despre conturile și tranzacțiile contabile, în special subconturile prin care trec banii și sumele specifice.

Numărul de atașamente la raportul de avans (adică documente care confirmă cheltuielile) este indicat sub tabel.

După completarea tuturor informațiilor necesare, raportul și lucrările anexate acestuia, trebuie să verifice contabilul șef și să indice suma aprobată pentru raport în rândul corespunzător (în cuvinte și cifre).

Apoi, în raport sunt introduse autografele contabilului și ale contabilului șef, precum și informații despre fondurile rămase sau cheltuite inutil - suma specifică și ordinul de numerar sub care trece sunt indicate în celulele necesare. Pe document își pune și casierul care a acceptat soldul sau a emis descoperitul de cont.

Spatele raportului anticipat conține informații despre toate documentele atașate acestuia: se potrivește aici

• o listă completă a acestora, indicând detaliile, datele emiterii, numele, suma exactă a fiecărei cheltuieli (emise și acceptate în contabilitate),
• precum şi numărul subcontului contabil prin care trec.

Sub tabel, persoana responsabilă trebuie să-și pună semnătura, care să ateste exactitatea datelor introduse.

Ultima secțiune (partea tăiată) include o chitanță de la contabil, căruia raportorul i-a predat documentele care dovedesc costurile. Aici sunt indicate

• numele, numele, patronimul angajatului,
• numărul și data raportului,
• suma de fonduri emise pentru cheltuieli (în cuvinte),
• precum şi numărul documentelor care confirmă costurile.

Apoi contabilul trebuie să-și pună semnătura și data completării documentului sub document și să transfere această parte angajatului care a furnizat raportul.

Documentele sunt acceptate în contabilitate pe baza rezultatelor controlului intern. Nu este permisă luarea în considerare a documentelor care oficializează faptele de viață economică care nu au avut loc.

1. Documentele depuse trebuie să indice adresa efectivă a achiziției (dacă conțin doar adresa legală, persoana responsabilă poate indica adresa efectivă de mână). Ar trebui să fie posibilă verificarea aleatorie a achizițiilor la fața locului

Pentru verificări asupra contrapărților, a se vedea materialul special

2. Documentele trebuie să indice denumirea bunurilor, lucrărilor sau serviciilor achiziționate (articol, grad, tip etc.), prețul unitar și cantitatea. Aceste date sunt necesare pentru înregistrarea obiectelor plătite și justificarea legalității, rentabilității.

De exemplu, specificarea denumirii „hârtie” într-un cec fără unitate de măsură, cantitate și preț unitar nu va permite valorificarea corectă a acestor valori.

În plus, valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, cu indicarea unităților de măsură, sunt cerințe obligatorii ale documentului contabil primar. Lipsa acestora poate fi considerată de cenzori ca o încălcare a procedurii contabile, ceea ce înseamnă că o amendă conform art. 15.11 Codul administrativ al Federației Ruse. Pentru responsabilitatea pentru încălcarea gravă a regulilor contabile, a se vedea materialul special

3. Datele și orele achiziției trebuie să corespundă orelor de funcționare ale punctelor de desfacere corespunzătoare, datelor foilor de transport (la achiziționarea de combustibil și lubrifianți), etc. Într-un act local pot fi stabilite orele la care se efectuează achizițiile.

La achiziționarea în weekend și sărbători, pot fi solicitate clarificări suplimentare de la persoana responsabilă.

4. Detaliile (data și ora achiziției, numele furnizorului etc.) ale bonului de casă (SRF) trebuie să se potrivească cu datele bonului de vânzare sau a altui document al vânzătorului care confirmă faptul achiziției.

5. Pentru a confirma acceptarea mărfurilor sau a rezultatelor muncii, puteți verifica: prezența unui Ordin de primire (f. 0504207) sau a unui Act (f. 0504101), mărcile depozitarilor la afișarea pe bonurile de vânzare, acte de comisioane și vize ale angajaților responsabili cu privire la acceptarea muncii (serviciilor) și etc.

6. Pentru confirmarea faptului zborului de la persoana responsabilă, este posibil să revendicați numai:

Biletul de avion pe formular de raportare strict - dacă biletul a fost achiziționat de la casa de bilete;

Imprimare itinerar / chitanță - dacă a fost emis un bilet electronic.

Dar persoana care raportează este posibil să nu aibă o carte de îmbarcare „în hârtie” cu o notă despre trecerea la securitate. Din 25 februarie 2019 se poate elibera o carte de îmbarcare electronică - sub forma unui cod de bare. Pasagerul are dreptul:

1) imprimați singur un astfel de cupon și prezentați-l în timpul inspecției;

2) să-l primească pe hârtie la aeroport sau la punctele de check-in situate în afara aeroportului;

3) utilizați o carte de îmbarcare emisă electronic, prezentând un cod de bare pentru scanare în timpul inspecției pe ecranul smartphone-ului sau tabletei dvs.

Biletul de tren achizitionat de la casa de bilete este BSO, i.e. confirma in acelasi timp si faptul platii si transportului.

Cerințele pentru detaliile obligatorii ale unui bilet care confirmă faptul deplasării pe rutele de transport regulat rutier și transport electric urban terestru sunt stabilite prin Regulile pentru transportul călătorilor și bagajelor rutier și transportul electric urban terestru (aprobate de Guvern). al Federației Ruse din 14 februarie 2009 N 112).

7. Datele din documentele de ședere, datele de plecare într-o călătorie de afaceri și de plecare la serviciu trebuie să coincidă cu datele din documentele de călătorie. Data comenzii pentru călătoria de afaceri nu trebuie să fie ulterioară datei plecării efective în călătoria de afaceri.

În cazul în care angajatul a stat la locul de muncă pentru o perioadă lungă de timp, inspectorii pot să nu recunoască cheltuielile de călătorie ca fiind justificate și vor cere despăgubiri pentru prejudiciu. Acestea nu pot fi recunoscute la impozitarea profiturilor și vor trebui luate în considerare ca venit în natură al angajatului (scrisoare din partea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 21.03.2017 N 03-04-06 / 16282).

8. Documentele întocmite în limbi străine trebuie traduse în rusă. Traducerea trebuie să fie certificată în modul prescris de politica contabilă - legalizarea este opțională (clauza 13 din Instrucțiunea N 157n).

Este folosit pentru a înregistra fondurile emise persoanelor responsabile pentru cheltuieli administrative și de afaceri.

Întocmit într-un singur exemplar de către persoana responsabilă și angajatul contabil.

Un raport prealabil poate fi întocmit pe hârtie și pe mașină.

Pe spatele formularului, persoana responsabilă notează o listă de documente care confirmă cheltuielile efectuate (certificat de călătorie, chitanțe, documente de transport, chitanțe de casă de marcat, bonuri de vânzare și alte documente justificative), precum și valoarea cheltuielilor pentru acestea (coloane). 1 - 6). Documentele anexate procesului-verbal sunt numerotate de către raportor în ordinea în care sunt consemnate în procesul-verbal.

Departamentul de contabilitate verifică cheltuirea țintită a fondurilor, disponibilitatea documentelor justificative care confirmă cheltuielile efectuate, corectitudinea înregistrării acestora și calculul sumelor, precum și pe versoul formularului sumele cheltuielilor luate în considerare (coloanele 7 - 8) și conturile (subconturile) care sunt debitate sunt indicate pentru aceste sume (coloana 9).

Detaliile referitoare la valută străină (rândul 1a din fața formularului și coloanele 6 și 8 din versoul formularului) se completează numai dacă fonduri în valută străină sunt emise persoanei responsabile în conformitate cu procedura stabilită, în conformitate cu cu legislația actuală a Federației Ruse.

Raportul prealabil verificat este aprobat de manager sau de o persoană autorizată și luat în considerare. Restul avansului neutilizat este predat de persoana responsabilă la casieria organizației pe o comandă de numerar primită în conformitate cu procedura stabilită. Depășirile din raportul de avans sunt emise persoanei responsabile în ordinul de ieșire de numerar.

Pe baza datelor raportului de avans aprobat, departamentul de contabilitate anulează sumele bănești raportate în modul prescris.

Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 01.08.2001 N 55 „Cu privire la aprobarea formei unificate a documentației contabile primare N AO-1” Raport în avans „”