Un angajat din orice domeniu se confruntă mai devreme sau mai târziu cu problema scrierii unei scrisori de afaceri. Întrebare principală– cum să încep și cum să termin? Multe site-uri oferă reguli de bază și exemple, cu puțină atenție la partea finală a documentelor.

Scrisoarea trebuie să fie perfectă din toate punctele de vedere. Chiar și cea mai mică nerespectare a regulilor vă poate afecta credibilitatea sau prestigiul companiei.

LA forma scurta Vă sugerăm să vă familiarizați cu principalele reguli ale scrisorilor de afaceri și să vă concentrați mai în detaliu asupra părții finale a scrisorii oficiale.

Vei avea nevoie:

Reguli generale pentru scrisorile de afaceri

1. Când scrieți o scrisoare, amintiți-vă că nu vă exprimați propria opinie, ci vorbiți în numele unei persoane juridice (instituție, organizație sau întreprindere).
2. Este responsabilitatea dumneavoastră să prezentați clar rezultatele pe care doriți să le obțineți cu această scrisoare și să utilizați eficient toate posibilitățile textului.
3. Definiți clar planul de prezentare, evidențiind informațiile pentru introducere, corp sau final.
4. În introducere, după contestație, pregătim destinatarul pentru percepție. Ar putea fi rezumat evenimentele care au dus la realizarea documentului. Partea principală conține o declarație a esenței problemei cu argumentele necesare (explicație, calcule numerice, trimiteri la acte legislative).

Un text mai eficient și mai ușor de înțeles, în care, în primul rând, este enunțată o propunere, cerere sau cerere, apoi argumentarea și nu există deloc o parte introductivă.

O parte a finalului - aplicații

Anumite documente au anexe care completează, clarifică sau detaliază anumite probleme. Ele se notează neapărat la sfârșitul scrisorii, retrăgându-se de la ultimul paragraf câteva rânduri.

Metode de proiectare a aplicației:

1) Cererile care sunt menționate în text, apoi se întocmește un semn pe aceasta după cum urmează:

Anexă: pe 5 pagini, în 3 exemplare.

2) Aplicațiile care nu sunt indicate în text trebuie să fie enumerate, asigurați-vă că indicați titlul, numărul de pagini din fiecare cerere și numărul de copii.

Anexă: „Actul de evaluare a costului construcției în curs”, pe 2 pagini, în 3 exemplare.

3) Uneori există mai multe aplicații. Apoi sunt enumerate după nume și numerotate. Cu un număr mare de aplicații, lista lor este compilată separat, iar în scrisoarea de după text notează:

Anexă: așa cum este listat la … p.

Atașați copiile documentelor la scrisoare, în ordinea în care au fost numerotate în atașament.

Cererea este de obicei semnată de manageri diviziuni structurale. În cazul în care anexele sunt legate, nu este necesară indicarea numărului de pagini.

Politețea și corectitudinea stau la baza finalului

Există diverse opțiuni construcția finalului. Depinde de ce s-a spus în scrisoare.

Cele mai utilizate exemple de completare:

1) Repetați mulțumirile oferite la început sau doar mulțumiți pentru ajutor:

Iti multumesc din nou...

Lasă-mă să-ți mulțumesc din nou...

Dorim să ne exprimăm încă o dată sincera mulțumire față de...

Multumesc pentru ajutor …

2) Exprimați speranțe:

Sperăm că acordul va fi reciproc avantajos...

Sperăm că oferta noastră vă va interesa...

Așteptăm cu nerăbdare o cooperare strânsă și reciproc avantajoasă...

Sper să vă pot întâlni personal în curând...

Sper să primesc răspunsul dvs. în curând...

3) Asigurarea destinatarului (de obicei, are un efect psihologic pozitiv asupra destinatarului):

Vă asigurăm că puteți conta pe sprijinul nostru...

Abia asteptam sa lucram cu dumneavoastra...

Aș fi bucuros să cooperez cu tine și aștept răspunsul tău...

4) Cerere:

Vă rugăm să citiți cu atenție și să răspundeți...

Vă rugăm să ne anunțați urgent...

Vă rugăm să luați măsuri imediate pentru a îmbunătăți situația...

Va rog sa ma sunati la orice ora convenabil pentru dvs...

5) Repetarea unei scuze deja exprimate pentru inconvenient:

Încă o dată, îmi cer scuze pentru neplăcerile cauzate...

Ne cerem scuze sincer pentru această întârziere involuntară a plății...

Despărţire

1) În corespondența oficială, vă puteți lua rămas bun în diferite moduri:

Cu sinceritate…

Cu stimă și Cele mai bune gânduri…

Al dumneavoastră…

Vă dorim succes.

2) Dacă cunoașteți bine destinatarul sau cooperați cu succes cu el, atunci puteți încheia scrisoarea cu fraze prietenoase (nu amiculism):

Cu stimă…

Cele mai bune gânduri…

Cu recunoștință și cele mai bune urări.

Puteți finaliza documentul fără a utiliza aceste construcții!

Caracteristici de completare a scrisorii în limba engleză

1. De obicei, se încheie o scrisoare formală astfel: Sincerely Yours (Sincerely yours) sau pur și simplu A ta(A dvs.) și semnătura, indicând sub ea numele și funcția dvs.
2. Pentru a nu-ți pune partenerul într-o poziție dificilă și pentru a nu te face să faci presupuneri despre sexul tău, fă-ți osteneala să-ți scrieți numele în întregime, adică nu P.R.Dovzhenko, ci Pavel Dovzhenko.

Semnătură

Funcționarii semnează documente care sunt de competența lor.

„Semnătura” necesară constă în titlul funcției, parafa și prenumele persoanei care a semnat documentul.

Director al fabricii Mramor (semnătură) A.B. Koval

Documentele care se încheie în instituțiile care funcționează pe principiul unității de comandă sunt semnate de un singur funcționar (șef, adjunct sau angajat căruia i se încredințează aceasta).

Actele organelor colegiale (proces-verbal, hotărâri) se semnează cu două semnături (șef și secretar). Ordinul este semnat de lider.

Două sau mai multe semnături sunt puse pe documente pentru conținutul cărora sunt responsabile mai multe persoane:

• Documentele monetare și financiare se semnează de către conducătorul instituției și contabilul-șef;
• Acordurile sunt semnate de reprezentanții părților contractante.

Semnăturile mai multor persoane pe documente sunt plasate una sub alta în succesiune corespunzătoare ierarhiei serviciului.

Director (semnătură) S.P.Antonyuk

Contabil șef (semnătură) V.T.Dudko

Dacă documentul este semnat de mai multe persoane care dețin aceeași funcție, semnăturile acestora trebuie plasate la același nivel.

Director al fabricii „Luch” Director al fabricii „Svet”

(semnătură) V.R. Sakhno (semnătură) L.P. Kotov

Semnătura începe cu inițiale (plasate înaintea numelui de familie), apoi cu numele de familie. Descifrarea semnăturii dintre paranteze nu este necesară!

Sigiliu

Pe unele documente, pentru a consolida forța juridică, acestea pun amprenta sigiliului: contracte, decrete, încheieri etc. Amprenta trebuie să cuprindă o parte din titlul postului și o semnătură personală.

data

Data este plasată sub semnătura din stânga.

Scrisoarea oficială este datată în ziua semnării sau aprobării acesteia de către conducătorul instituției.

Există o ordine general acceptată de întâlnire:

1. Elementele date sunt scrise într-o singură linie cu trei perechi de cifre arabe în ordine: zi, lună, an;
2. dacă numărul ordinal al zilei sau lunii este numărul primelor zece (de la 1 la 9), atunci se pune un zero în fața acestuia: 03.01.15 .
3. Cuvânt an, reducere G. nu pune.

• La sfârșit, verifică scrisoarea pentru erori gramaticale și vezi dacă există ceva de prisos.
• Rugați un coleg sau, dacă este posibil, un supervizor să citească scrisoarea. O privire din exterior va ajuta la identificarea defectelor care ar putea să nu fie observate.
• Nu uitați să includeți telefonul/adresa de e-mail. Acest lucru este adesea necesar pentru a rezolva rapid problema identificată în scrisoare.
• Pe lângă cerințele generale universale și regulile de proiectare, trebuie avut în vedere faptul că fiecare tip de document are propriile caracteristici de proiectare.

Amintiți-vă că nu toate documentele au o listă completă a detaliilor enumerate mai sus, ci doar un anumit set dintre cele care asigură forța juridică și integralitatea acestui tip de document.

Succes cu tranzacțiile și răspunsurile dorite!

întrebări frecvente

Ce e frumos să scrii la sfârșitul unei propuneri de afaceri?

Nu utilizați cuvinte și expresii în etapa finală care pot fi considerate manipulare („sperăm la o cooperare reciproc avantajoasă”, „vă mulțumim anticipat pentru răspuns”, „vă vom aștepta scrisoarea de răspuns”, etc.).

Ce să scrieți la sfârșitul scrisorii „cu cele mai bune urări” sau „cu respect”?

Cu siguranță, „cu respect”, trebuie respectat stilul de afaceri comunicare.

Ce scriu de obicei la sfârșitul unei scrisori dacă cer un răspuns rapid?

Nimic de genul acesta nu este scris într-o scrisoare de afaceri.

Ar trebui să scriu în semnătura unui e-mail: „cu respect” sau „cu respect”?

"Cu sinceritate".

Cum se înlocuiește semnătura „cu respect”?

„Cu tot respectul”, „Cu tot respectul”.

Cum să închei o scrisoare de prezentare?

Vă mulțumim pentru atenție.

Care este un alt mod de a scrie „aș dori să notific”?

„Aș dori să informez”, „să sesizez”, „anunț”, „anunț”, „aduc la cunoștință”.

Sintagma: „Îmi voi încheia raportul cu cuvinte”, corect?

Software, SI-Soft: Propunere de cooperare

Actualizat 23.09.2013

Propunere de cooperare

Oferim o cooperare reciproc avantajoasă în vânzarea și implementarea software-ului SeaSoft:

Oferta pentru programul „Salariu și personal”

Salarizarea, pe lângă rapoarte și algoritmi strict reglementați, la fiecare întreprindere are un număr mare de caracteristici. Prin urmare, programul Salariu și Resurse Umane ar trebui

1. pe de o parte, oferiți posibilitatea de a personaliza statul de plată (calcularea tipurilor de plăți și rapoarte) la cerințele clientului
2. pe de altă parte, ar trebui să fie disponibil nu numai pentru programator, ci și pentru utilizatorul „avansat”.

Există două tipuri de programe pe piața rusă:

1. Un program este un „monstru programabil” care necesită serviciile unor specialiști special pregătiți, ceea ce este extrem de costisitor, nu întotdeauna eficient și creează o dependență de care este foarte greu de scăpat din cauza specificului sarcinii.
2. Programe în care totul este „cablat” și nu poți reconstrui decât ceea ce a oferit autorul.

Programul vă permite să implementați orice logică de calcul salariile. Și anume, puteți reconstrui:

1. structuri de date
2. editarea formularelor
3. algoritmi de calcul
4. rapoarte

Toate acestea se realizează prin utilizarea interpretului FoxPro încorporat, care este numit și „Limbajul de programare pentru gospodine”.

Programul monitorizează prompt toate modificările legislației privind salarizarea.

De obicei programul Salariul si personalul introdus de la începutul anului datorită specificului de salarizare. Prin urmare, compania noastră oferă un serviciu de traducere a datelor pentru salariile din orice alt program (inclusiv 1C). Datele pot fi, de asemenea, în orice format care poate fi citit: excela, Cuvânt, Dbf etc.

Propunere pentru programul „Calcul Profi Rent”

Activitatea prioritară a companiei noastre este automatizarea firmelor de administrare locative si servicii comunale, cooperative locative, asociatii de proprietari.

Compania noastra ofera asistenta in automatizarea calculului utilitatiși menținerea unui birou de pașapoarte.

• asociații de proprietari (HOA),
• departamentele de întreținere a locuințelor (ZHEU),
• companii de gestionare a întreținerii locuințelor (ZHEUK),
• birouri de întreținere a locuințelor (ZHEK),
• locuințe și servicii comunale (HCS),
• companii de servicii de utilitati
• așezări de cabane,
• cooperative de constructii de garaje,
• cooperative de cabane,
• centre de așezare unificate,
• companii de administrare.

Programul vă permite să calculați orice servicii conform oricăror algoritmi și tarife, care include:

• Abilitatea de a construi: structuri, forme, algoritmi, rapoarte;
• Funcții extrem de simple pentru administrarea sistemului.
• Abilitatea de a lucra în rețea;

Daca esti interesat de aceasta oferta

De asemenea, indicați:

Scrieți-ne și în scrisoarea de răspuns veți primi informații mai detaliate despre cooperare.

Instruire

În prima parte a scrisorii, care nu este mai mult de un paragraf, scrieți pe cine reprezentați și salutați conducerea potențialului partener în numele ei. Aici este potrivit să folosiți expresii precum „Compania noastră dorește prosperitate afacerii dumneavoastră”, „În numele unuia sau altul, vă exprimăm respectul”. Asigurați-vă că includeți numele organizației dvs. Amintiți-vă că, sub formă de spam, orice companie primește mai mult de o duzină de scrisori cu o propunere de încheiere a unui acord, așa că destinatarul trebuie să înțeleagă imediat a cui este propunerea.

În următoarea parte a scrisorii, amintiți-i potențialului partener că companiile dvs. aveau deja acorduri preliminare cu privire la un anumit contract sau serviciu. Puteți folosi expresii precum „negocierile noastre...”, „Am luat în considerare dorințele dumneavoastră cu privire la...”. Faceți clar destinatarului că această ofertă nu este un șablon și una de bază, ca pentru toți clienții, ci a fost dezvoltată special pentru această companie și ia în considerare toate caracteristicile acestei afaceri specifice.

În cea mai mare parte a ofertei, indicați exact ce servicii sau bunuri oferiți, care sunt acestea, termenele de livrare. Informațiile prezentate în tabele sunt mai ușor de perceput. Oferiți clientului mai multe opțiuni cu costuri, cantități și volum diferite de servicii prestate, astfel încât să poată alege combinația cea mai potrivită. Evidențiați beneficiile pe care le va primi clientul prin încheierea unui acord cu organizația dumneavoastră. Aici gasesti reduceri Oferte speciale parteneri permanenți, posibilitatea încheierii de contracte pentru prestarea de servicii suplimentare sau furnizarea altor bunuri în condiții extrafavorabile.

Dedicați ultima parte urărilor și cuvintelor de rămas bun. Folosiți expresii standard, de exemplu, „Sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă...”, „Cele mai bune urări...”. Asigurați-vă că semnați și lăsați datele dvs. de contact, astfel încât, dacă se ia o decizie pozitivă, clientul să nu caute un număr de telefon sau o adresă de e-mail la care să puteți fi contactat.

Videoclipuri similare

Notă

Propunerile de afaceri pentru cooperare sunt de obicei făcute reprezentanților diferitelor organizații, întreprinderi și firme. Suntem conduși de dorința de a folosi oportunitatea unei cooperări reciproc avantajoase. Dacă începi cu Corespondență de afaceri, în care expuneți pe scurt esența propunerii dvs., trebuie atașată o scrisoare de propunere de cooperare. Un răspuns pozitiv la o propunere de cooperare depinde de modul în care o faci.

Sfat util

Cert este că într-o ofertă comercială obișnuită, ca principală componentă de conținut și semantică, există tot ceea ce este necesar pentru împărțirea părților în vânzător și cumpărător de bunuri sau servicii. Într-o propunere de afaceri pentru cooperare, pot fi prezentate și poziții specifice pentru discuții pe piață și negociere, dar încă într-o mică măsură. Textul despre cooperare ar trebui să conțină un element de persuasiune și influență nu asupra cumpărătorului, ci asupra viitorului partener.

Surse:

• propuneri de afaceri pentru cooperare
• Răspuns pozitiv la o scrisoare cu o propunere de cooperare
• Cum se scrie o scrisoare de propunere de cooperare

Cu câțiva ani în urmă, capacitatea de a-ți exprima gândurile pe hârtie era privită ca un cadou neprețuit. Astăzi, aceasta nu este o calitate atât de importantă, pentru că este atât de ușor să negociezi și să vorbești doar la telefon. Dar totuși, în unele domenii, capacitatea de a scrie scrisori rămâne un aspect important. Comunicarea de afaceri este imposibilă fără corespondență, de exemplu, mulți trebuie să scrie scrisori de cooperare care determină dacă va avea loc. De aceea este foarte important să scrieți corect și corect o astfel de scrisoare.

Instruire

Scrisoarea trebuie scrisă pe antetul organizației. Este grozav dacă titlul scrisorii este imprimat cu cerneală colorată, deoarece din punctul de vedere al psihologilor, acest lucru atrage atenția cititorului.

Se știe că unele organizații introduc înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire, așa că următorul pas este să scrieți înregistrarea și data mesajului de ieșire.

După aceea, în centru, în mijloc, cu caractere aldine și evidențiate, scrieți un apel, de exemplu, Stimati domni! Apoi treceți la contestație, trebuie scris corect, de exemplu, „tu, tu, tu” trebuie scris cu majuscule.

După aceea, indicați motivul scrisului ofertă comercială, de exemplu, ar putea fi o relație trecută sau o discuție la o întâlnire. Apoi treceți la scrierea propunerii în sine, nu este necesar să scrieți propuneri mari cu o analiză detaliată a relațiilor comerciale ulterioare. Puteți pune toate aceste informații în aplicații, în timp ce vă referiți la ele în text.

Apoi descrieți partea financiară, fără a uita să indicați beneficiile cooperării cu compania dvs., poate că aceasta este o diferență semnificativă de preț sau orice conditii speciale. Indicați și perioada pentru care vor fi valabile tarifele și ofertele dvs.

Apoi, accesați descrierea condițiilor, de exemplu, cum veți contacta clientul, cum va avea loc cooperarea. De asemenea, poți să povestești puțin despre compania ta, de exemplu, să prezinți realizări și succese în domeniul comerțului.

La sfârșit, semnați și datați. Semnează o scrisoare despre cooperareîn cazul în care șeful organizației, nu uitați de decriptarea semnăturii.

Daca scrisoarea are mai multe pagini, este indicat sa le numerotati astfel incat clientul sa nu se incurce. Când proiectați aplicații, amintiți-vă că principalul lucru este simplitatea, deoarece acumularea de fapte vă poate obosi viitorul client.

Videoclipuri similare

Surse:

• cum să scrii o scrisoare bună

Instruire

Acordați o atenție deosebită fiecărui lucru mic din designul scrisorii. Textul său ar trebui să fie suficient de mare pentru a fi citit confortabil. Încercați să nu îl faceți gri, așa cum se întâmplă atunci când imprimanta rămâne fără cartus. Hârtia trebuie să fie albă calitate bună. Citiți regulile de procesare a documentelor de afaceri prevăzute în GOST R 6.30-2003 pentru a face marjele corecte. Este mai bine să o scrieți pe antetul companiei dvs. Și, desigur, alfabetizarea perfectă este pur și simplu necesară aici.

Chiar dacă vă oferi cooperarea entitate legală, asigurați-vă că aflați numele și patronimul șefului, menționându-l în salut după cuvântul „Dragă”. După aceea, politețea obișnuită vă cere să vă prezentați. De asemenea, puteți face acest lucru dând numele de familie, prenumele și patronimul, precum și funcția pe care o ocupați în întreprinderea în numele căreia scrieți. Apoi spuneți-ne despre compania dvs., menționați de cât timp există pe piață și enumerați partenerii dvs. de afaceri cu care cooperarea a avut succes.

Înainte de a trece la prezentarea propunerii dumneavoastră, menționați doar pe scurt că, de exemplu, urmăriți cu interes de mult timp activitățile întreprinderii conduse de destinatarul dumneavoastră sau că această întreprindere este cunoscută pentru evoluțiile sale inovatoare. Acest lucru îl va mulțumi și îl va pune într-o poziție față de dvs., precum și vă va explica de ce ați venit la această adresă.

Prezentați propunerea în sine în mod clar și specific, confirmând-o cu calcule economice și statistice. Dar aici, încercați să găsiți un echilibru astfel încât textul să fie clar și convingător, dar în același timp să nu fie prea lung. Beneficiul economic neîndoielnic ar trebui să fie imediat clar pentru cei care vă citesc propunerea de cooperare. Dacă contați pe o cooperare pe termen lung, atunci poate că există un motiv să vă asumați un pic mai mult angajament.

După încheiere, asigurați-vă că includeți numerele de telefon de contact și adresa de e-mail în ultimul paragraf.

Videoclipuri similare

scrisoare, apel sau întâlnire personală - trebuie să spuneți ce va interesa persoana respectivă. În această situație, piatra de temelie a întregii propuneri de afaceri ar trebui să fie o declarație a beneficiilor partenerului și trebuie să începeți discursul cu aceasta.

O propunere de cooperare trebuie promovată cu competență, astfel încât să existe șansa de a se interesa. Ordinea blocurilor de propuneri ar trebui să fie în următoarea ordine: o descriere a intereselor viitorului partener, textul principal al propunerii, întrebări și locuri neclare (deși ar trebui să încercați să vorbiți sau să scrieți în așa fel încât să existe nu au mai rămas sau câteva întrebări), vă rugăm să contactați personal, informații de contact și coordonate.

Scrisoarea nu trebuie să fie prea lungă - managerul poate să nu aibă suficient timp și răbdare pentru a o citi până la sfârșit. Dar și scurt - va arăta ca spam sau dezabonare. Trebuie să existe contestație, chiar dacă propunerea este trimisă unei persoane juridice. Puteți contacta șeful sau managerul superior al companiei. Scrisoarea nu trebuie să fie fără chip.

Ceea ce oferiți ar trebui să fie scurt. După aceea, ar trebui să subliniați pe scurt beneficiile lucrului cu dvs., puteți oferi recomandări și recenzii. Apoi, puteți descrie produsul sau serviciul dvs. În plus, trebuie să precizați condițiile de lucru.

Pot rămâne întrebări

După ce îți faci oferta, trebuie neapărat să-l întrebi pe interlocutor dacă are întrebări, dacă înțelege totul. La final, puteți pune o întrebare simplă care vă va arăta imediat dacă aveți perspective de viitor cu această companie: „Ați dori să lucrați cu noi?” sau „Putem spera să lucrăm cu o companie la fel de respectată ca a ta?”

Dacă este refuzată

În caz de refuz, luați cu ușurință situația. Nu poți arăta unui partener eșuat că ești foarte ofensat și furios. Și iată un pic de frustrare față de oportunitatea ratată de a lucra împreună care poate fi demonstrată. În orice caz, interlocutorul ar trebui să aibă o impresie bună despre tine. Prezintă-ți profesionalismul. Cine știe, poate că drumurile tale se vor încrucișa din nou?