Un angajat din orice domeniu, mai devreme sau mai târziu, se confruntă cu problema scrisului unei scrisori de afaceri. Întrebarea principală- cum să începi și cum să termini? Multe site-uri oferă reguli de bază și exemple, cu puțină atenție la partea finală a documentelor.

Scrisoarea ar trebui să fie perfectă în toate. Chiar și cea mai mică încălcare a regulilor vă poate afecta credibilitatea sau prestigiul companiei.

V forma scurta vă sugerăm să vă familiarizați cu principalele reguli ale scrisorilor comerciale și să vă prezentați mai detaliat la partea finală a scrisorii oficiale.

Vei avea nevoie:

Reguli generale ale scrisorilor de afaceri

1. Când completați scrisoarea, nu uitați că nu vă exprimați propria opinie, ci acționați în numele entitate legală(instituții, organizații sau întreprinderi).
2. Trebuie să prezentați în mod clar rezultatele pe care doriți să le obțineți cu ajutorul acestei scrisori și să utilizați în mod eficient toate posibilitățile textului.
3. Stabiliți în mod clar conturul poveștii evidențiind informații pentru introducere, partea principală sau final.
4. În introducere, după contestație, pregătim destinatarul pentru percepție. Ar putea fi rezumat evenimente care au cauzat apariția documentului. Partea principală conține o afirmație a esenței problemei cu argumentarea necesară (explicație, calcule numerice, trimiteri la acte legislative).

Un text mai eficient și mai ușor de citit, în care, mai întâi, este prezentată o propunere, o cerere sau o cerere, apoi - argumentarea și nu există deloc o parte introductivă.

Partea finalului - anexe

Anumite documente au atașamente care completează, clarifică sau detaliază probleme specifice. Acestea trebuie notate la sfârșitul scrisorii, îndreptând câteva rânduri de la ultimul paragraf.

Metode de proiectare a aplicațiilor:

1) Aplicațiile menționate în text, apoi se întocmește o notă despre aceasta după cum urmează:

Anexă: pe 5 pagini, în 3 exemplare.

2) Aplicațiile care nu sunt specificate în text trebuie să fie listate, asigurați-vă că indicați titlul, numărul de pagini din fiecare aplicație și numărul de copii.

Anexă: „Actul de evaluare a costului construcției în curs”, pe 2 pagini, în 3 exemplare.

3) Uneori există mai multe aplicații. Apoi sunt listate după nume și numerotate. Cu un număr mare de aplicații, lista lor este compilată separat, iar în scrisoarea de după text notează:

Anexă: conform listei de la ... p.

Atașați copii ale documentelor la scrisoare în ordinea în care au fost numerotate în atașament.

Cererea este de obicei semnată de manageri unități structurale... În cazul în care aplicațiile sunt cusute, nu este necesar să indicați numărul de pagini.

Politețea și corectitudinea stau la baza finalului

Există diferite opțiuni construind finalul. Depinde ce spunea scrisoarea.

Cele mai frecvente exemple de completare sunt:

1) Repetați recunoștința dată la început sau pur și simplu mulțumiți pentru ajutor:

Iti multumesc din nou ...

Lasă-mă să-ți mulțumesc din nou ...

Dorim să ne exprimăm din nou recunoștința sinceră ...

Multumesc pentru ajutor …

2) Exprimă speranța:

Sperăm că acordul va fi benefic reciproc ...

Sperăm că oferta noastră vă va interesa ...

Așteptăm cu nerăbdare o cooperare strânsă și reciproc avantajoasă ...

Sper că în curând mă voi putea întâlni personal cu tine ...

Sper să primesc răspunsul dvs. cât mai curând posibil ...

3) Asigurarea destinatarului (de obicei, are un efect psihologic pozitiv asupra destinatarului):

Vă asigurăm că puteți conta pe sprijinul nostru ...

Vom fi bucuroși să cooperăm cu dvs. ...

Aș fi bucuros să cooperez cu dvs. și aștept cu nerăbdare răspunsul dvs. ...

4) Cerere:

Vă rugăm să citiți cu atenție materialele și să dați un răspuns ...

Vă rugăm să ne informați urgent ...

Vă rugăm să luați măsuri urgente pentru a îmbunătăți situația ...

Vă rugăm să mă sunați oricând vă convine ...

5) Repetarea scuzelor deja exprimate pentru inconvenient:

Încă o dată îmi cer scuze pentru neplăcerile cauzate ...

Ne cerem scuze sincer pentru această întârziere involuntară a plății ...

Despărţire

1) În corespondența oficială, vă puteți spune la revedere în diferite moduri:

Cu sinceritate…

Cele mai bune urări și cele mai bune salutări ...

Cu respect sincer pentru tine ...

Vă dorim mult succes.

2) Dacă sunteți bine familiarizați cu destinatarul sau colaborați cu succes cu el, atunci puteți încheia scrisoarea cu fraze prietenoase (nu fraze familiare):

Cu stimă…

Cele mai bune gânduri…

Cu recunoștință și cele mai bune urări.

Puteți termina documentul fără a utiliza aceste construcții!

Funcții de completare a scrisorilor în limba engleză

1. De obicei încheie o scrisoare oficială de genul acesta: Cu sinceritate sau pur și simplu A ta(Al tău) și semnătură, indicând numele și poziția ta sub aceasta.
2. Pentru a nu-ți pune partenerul într-o poziție dificilă și să nu te facă să faci presupuneri cu privire la genul tău, ia-ți de cap să îți scrii numele complet, adică nu P.R. Dovzhenko, ci Pavel Dovzhenko.

Semnătură

Funcționarii semnează documente de competența lor.

„Semnătura” necesară constă din titlul funcției, inițialele și prenumele persoanei care a semnat documentul.

Directorul fabricii „Mramor” (semnat) A.B. Koval

Documentele încheiate în instituțiile care funcționează pe principiul managementului individual sunt semnate de un singur funcționar (manager, adjunct sau angajat căruia i se încredințează acest lucru).

Pe documentele organelor colegiale (proces-verbal, decizii) se pun două semnături (șef și secretar). Ordinul este semnat de către șef.

Două sau mai multe semnături sunt plasate pe documente, pentru conținutul cărora sunt responsabile mai multe persoane:

• Documentele monetare sunt semnate de șeful instituției și de contabilul șef;
• acordurile sunt semnate de reprezentanții părților contractante.

Semnăturile mai multor persoane de pe documente sunt plasate una sub cealaltă într-o succesiune corespunzătoare ierarhiei serviciului.

Director (semnătură) S.P. Antonyuk

Contabil șef (semnătură) V.T. Dudko

Dacă un document este semnat de mai multe persoane care dețin aceeași funcție, semnăturile lor trebuie să fie la același nivel.

Directorul fabricii „Luch” Directorul uzinei „Light”

(semnătură) V. R. Sakhno (semnătură) L.P. Kotov

Semnătura începe cu inițialele (plasate înainte de prenume), apoi numele de familie. Decriptarea semnăturii între paranteze nu este necesară!

Sigiliu

Pe unele documente, pentru a consolida forța juridică, au pus o amprentă a sigiliului: contracte, decrete, concluzii. Amprenta ar trebui să surprindă o parte din titlul funcției și o semnătură personală.

Data

Data este plasată sub semnătura din stânga.

Scrisoarea oficială este datată în ziua în care a fost semnată sau aprobată de șeful instituției.

Există o ordine de întâlnire general acceptată:

1. Elementele de dată sunt scrise într-un singur rând cu trei perechi de cifre arabe în ordine: zi, lună, an;
2. dacă numărul ordinal al zilei sau lunii este numărul primelor zece (de la 1 la 9), atunci un zero este pus în fața sa: 03.01.15 .
3. Cuvânt an, reducere G... nu pune.

• Când ați terminat, verificați litera pentru erori gramaticale și vedeți dacă există ceva în plus.
• Lăsați un coleg sau, dacă este posibil, un manager să citească scrisoarea. O perspectivă exterioară vă va ajuta să identificați defectele pe care s-ar putea să nu le observați.
• Nu uitați să includeți telefonul / adresa de e-mail. Acest lucru este adesea necesar pentru a rezolva rapid problema indicată în scrisoare.
• Pe lângă cerințele generale generale și regulile de proiectare, trebuie avut în vedere faptul că fiecare tip de document are propriile sale caracteristici de proiectare.

Amintiți-vă că nu toate documentele au o listă completă a detaliilor de mai sus, ci doar un anumit set de documente care oferă forța juridică și caracterul complet al acestui tip special de document.

Oferte de succes și răspunsuri dorite!

Întrebări și răspunsuri frecvente

Ce este plăcut de scris la sfârșitul unei propuneri de afaceri?

Nu utilizați în faza finală cuvinte și fraze care pot fi considerate manipulări („sperăm la o cooperare reciproc avantajoasă”, „mulțumim anticipat pentru răspuns”, „vom aștepta scrisoarea de răspuns” etc.).

Ce să scrie „cele mai bune urări” sau „cele mai bune urări” la sfârșitul scrisorii?

Cu siguranță, „cu respect”, trebuie să respectați un stil de comunicare de afaceri.

Ce scriu de obicei la sfârșitul unei scrisori dacă cer un răspuns rapid?

Nu scriu așa ceva într-o scrisoare de afaceri.

Ar trebui să scrieți „Cu respect” sau „Cele mai bune urări” în semnătura dvs. de e-mail?

"Cu sinceritate".

Cum se înlocuiește semnătura „cu respect”?

„Cu tot respectul”, „Cu respect”.

Cum să închei scrisoarea de prezentare?

Vă mulțumim pentru atenție.

Cum altfel să scrieți „doriți să anunțați”?

„Aș dori să informez”, „să notific”, „să informez”, „să anunț”, „să informez”.

Expresia „Îmi voi încheia raportul cu cuvinte” este corectă?

Cum să atragă atenția asupra garanției?

După cum am văzut cu dvs., o garanție este un atribut important al unei propuneri comerciale. De asemenea, am remarcat avantajele unei scrisori de afaceri de înaltă calitate. Cu toate acestea, merită să vorbim separat despre cum să atragem atenția asupra garanției. De ce este absolut necesar acest lucru?

Garanția este concepută pentru a combate îndoielile potențialilor clienți, precum și pentru a justifica prețul. În consecință, dacă ne concentrăm eforturile pe evidențierea vizuală a unui bloc cu o garanție, sporim șansele ca clientul să afle despre acesta chiar și cu o citire sumară.

Primul și cel mai simplu mod este de a crea un subtitlu scurt și concentrat care să conțină cuvântul „Garanție”. Poate fi evidențiat fie cu litere mari, fie cu caractere aldine. În acest caz, textul garanției poate fi emis în italice.

Următorul element este plasarea casetei de text garantată în cadrul grafic.

Garanția poate fi reprezentată ca un bloc de text cu liniuțe mici la dreapta și la stânga comparativ cu restul.

textul propunerii comerciale. Puteți evidenția garanția cu o nuanță de culoare moale, care nu va tăia ochii cititorului.

Dacă garanția dvs. este unul dintre parametrii cheie ai întregii oferte, o puteți folosi de mai multe ori în text - în titlu și partea introductivă, pe scurt și atractiv (cum ar fi lanțul de pizza Domino's Pizza). Și în partea principală a propunerii comerciale, rămâne doar descifrarea și evidențierea acesteia cu ajutorul diferitelor elemente grafice.

Încurajarea clientului să ia măsuri

Din anumite motive, ei uită de o parte structurală a propunerii comerciale. Ori vrem să terminăm textul cât mai curând posibil, ori nu înțelegem importanța acestui element. Mă refer la o chemare la acțiune, pe care colegii noștri americani și englezi o numesc chemare la acțiune.

Luați propunerea comercială elaborată mai devreme și întrebați-vă - care este scopul ei? De exemplu, doriți ca cititorul CP-ului dvs. să urmeze un link. Vedeți cum se termină textul dvs., dacă există o frază: „Urmăriți acest link”?

În mod similar, inspectați-vă celelalte oferte comerciale.

Un apel la acțiune este o reflectare a obiectivului pe care ți l-ai propus. Omul este în mod inerent o creatură leneșă, atât de leneșă încât chiar leneșă să se certe cu această afirmație. Uneori avem nevoie de o lovitură în fund pentru a ne hotărî să facem ceva.

Observ adesea cifra de afaceri din ofertele comerciale: „Dacă sunteți interesat de oferta noastră, sunați înapoi”... Decât mine

nu îți place această abordare? În primul rând, lipsa de încredere în forța propriei oferte. "Dacă"! Dacă nu sunteți sigur, cum vă va crede clientul?

Dacă strigi către un copil din balcon: "Vassenka, dacă vrei - du-te acasă" Va fugi Vassenka imediat? De ce aruncați clientul în îndoieli cu îndoielile dvs.?

Ai o singură șansă - acum!

Vă amintiți comedia Dumb and Dumber cu Jim Carrey în rolul principal? Eroul a întrebat-o pe fată: "Câte șanse am?" Ea i-a răspuns: "Aș spune unul din milion"... Eroul nu a fost uimit:

- Da, așa că mai am o șansă.

Într-un pitch de vânzări, aveți, de asemenea, o singură șansă de a împinge cititorul în acțiune. Dacă ai reușit să-i păstrezi atenția, interesează-l în ofertă, convinge-l de beneficii - este deja „fierbinte”. Rămâne doar să-l împingem la acțiune. Dacă nu, veți spune cu o șansă de 90% că CP nu a funcționat.

De regulă, clientul face cunoștință cu textul dvs. o singură dată. Se va întoarce din nou la el dacă i-ai oferi ceva extraordinar, intrigat.

De aceea, unul dintre cele mai eficiente cuvinte care apare în multe chemări la acțiune este „acum!” ... Îl îndemnați pe client să nu amâne acțiunea până mai târziu, ci să o ia „chiar acum!”

Comparați cele două opțiuni:

Prima opțiune este incertitudinea, iar incertitudinea este mama îndoielii. Îndoielile nu fac bani; dimpotrivă, te privează de bani. Nu numai cele pe care nu le-ați primit de la cititor, ci și cele pe care le-ați cheltuit pentru crearea, proiectarea și trimiterea propunerii dvs. comerciale. A fost „cheltuită”, pentru că au zburat cu capetele.

A doua opțiune nu dă nici măcar un indiciu de îndoială. Comunicați cu clientul dvs. și vă invităm să continuați comunicarea folosind linkul. Ai observat rândul „tu” în a doua opțiune? Acesta este un „stimulent” specific despre care vom vorbi puțin mai târziu. Sarcina „stimulatorului” este de a arăta clientului ce va primi dacă ia acțiunea dorită.

Chemare la acțiune - singuratic

Îmi amintesc un complot de la emisiunea Comedy Club, când un profesor a sugerat unui student să ia un bilet la examen: - Ei bine, trage, nu trage.... Studentul nu știa ce să facă: pe de o parte, examinatorul cere să scoată biletul și apoi spune „nu trage”. Tânărul nu a putut ghici ce a vrut să spună profesorul prin „nu trage” "Grăbiți-vă!".

Textele trebuie să fie cât mai clare posibil, să nu încurce cititorul. Într-o propunere de vânzare ar trebui să existe un singur îndemn la acțiune. După ce a citit-o, clientului i se oferă o singură opțiune - să sune, să răspundă la scrisoare, să se înregistreze și așa mai departe. Dacă oferiți mai multe opțiuni, aceasta poate deveni confuză.

Există un punct subtil - o acțiune poate urmări un singur scop, dar poate fi atins în mai multe moduri. De exemplu, oferiți unui client să profite de o reducere personală:

Aici am oferit clientului nu acțiuni diferite, ci modalități alternative de a obține același rezultat. Dar dacă într-un apel la acțiune ne-am oferi să profităm de o reducere, în altul - să vă rezervați o masă, în al treilea - pentru a vă familiariza cu programul de seară, el ar fi confuz: "Si ce ar trebui sa fac?" sau - Care este primul lucru de făcut?

Și nu ar fi putut lua deloc decizii.

Decideți în mod clar ce acțiune doriți să oferiți cititorului - și faceți-o.

De unde începe un îndemn la acțiune?

Un îndemn la acțiune începe cu un verb care vă spune exact ce trebuie făcut. Dacă în construcții eșuate autorii

la acțiune trebuie să înceapă cu acțiunea însăși, adică cu verbul.

Nu utilizați fraze de înmuiere: „Poți suna”și altele asemenea. Imediat un verb și imediat o acțiune, nu o secundă pentru îndoieli. Vrei să profiți de această ofertă extraordinară? Sunați acum!

De ce acțiunea are nevoie de un stimul?

Pentru ca cititorul să vă asigure apelul, trebuie să vă gândiți la stimulent. O persoană este construită în așa fel încât să nu-i placă să efectueze acțiuni inutile. Singura excepție este când nu are nimic de făcut, dar acesta nu este cazul nostru.

Clientul care vă citește îndemnul la acțiune vrea să înțeleagă ce va primi în schimb. Care va fi beneficiul specific pentru el? La urma urmei, de ce ar trebui să-ți asculte cererea?

Să ne întoarcem la Vassenka, pe care o numim acasă de la balcon. Verificați acest îndemn la acțiune:

Vassenka, fugi acasă, încep „Transformatoarele” tale preferate!

Și Vasya fuge repede acasă. Beneficiile sunt evidente aici. Frica de pierdere poate fi, de asemenea, legată de beneficii. Când cititorul înțelege că, dacă nu ia măsurile propuse, îi va lipsi ceva valoros. Și cu cât propunerea dvs. are mai multă valoare, cu atât va reacționa mai repede la ea.

Când sugerați: „Sunați-ne!”, „Răspundeți la această scrisoare!” sau „Urmați linkul!”, acest lucru poate fi asociat cu o solicitare comună, iar un potențial client care este dăunător din fire își va pune o întrebare simplă: - Hai, ei ... am nevoie de ea? Pentru a preveni acest lucru, trebuie să introduceți stimulente:

Răspundeți la acest e-mail și vă vom trimite un cupon de reducere personalizat de 20%.

Formula universală a „apelului profitabil”: „Faceți o acțiune și beneficiați”... După cum a scris Sun Tzu: „A acționa, verificând cu ajutorul, se numește faptă”.

Stimulentele, așa cum știm deja, sunt de două tipuri: furnizarea unor beneficii în schimb sau riscul de a pierde ceva valoros. Sarcina directă a unui apel la acțiune este de a stimula cititorul să acționeze chiar acum!

Să ne oprim mai detaliat asupra diferitelor „stimulente”.

Un cadou ca stimulent la acțiune

O persoană adoră să primească cadouri, așa suntem aranjați. Clienții nu sunt rudele tale, nu prietenii sau persoanele apropiate, darul tău este „surprinzător de plăcut” pentru ei. Prin un cadou în cazul nostru, mă refer la tot ceea ce depășește oferta.

Când o echipă de fotbal se confruntă cu un meci decisiv, conducerea clubului promite adesea bonusuri în caz de victorie. Ne putem aminti premiile la nivel de stat pentru câștigătorii și câștigătorii olimpiadelor. Angajații companiei care îndeplinesc (și depășesc) planurile sunt, de asemenea, recompensați. Acesta este un stimulent pentru toată lumea de a obține ceva mai mult decât de obicei.

Dacă doriți ca clientul să întreprindă instantaneu o acțiune (în cel mai rău caz - în viitorul apropiat), gândiți-vă cum puteți încuraja o astfel de acțiune, ce fel de cadou sau bonus puteți oferi.

Rezervați un loc pentru a participa la un seminar de redactare chiar acum și obțineți un audit al oricărui text de vânzare ca cadou!

Răspundeți la această scrisoare acum și primiți o consultație gratuită de 30 de minute cu oricare dintre medicii noștri ca bonus!

În mod firesc, valoarea cadoului este de o mare importanță. De aceea, amintiți-vă câteva reguli:

1. Cadoul în sine ar trebui să fie nu numai interesant, ci și util unui reprezentant al publicului țintă.

2. Ar trebui să fie direct legat de propunerea dvs., adică ar trebui să fie folosit ca supliment.

3. Cadoul trebuie să fie original; dacă oferiți la fel ca concurenții dvs., nu miroase a unicitate. Se poate întâmpla ca clientul să fi folosit anterior un cadou similar și să fi fost nemulțumit, iar oferta dvs. îl va îndepărta doar.

V În unele cazuri, este util să descifrați cadoul. Unul dintre clienții mei a oferit clienților săi un raport de subiect gratuit. S-a limitat doar la nume. La rândul meu, i-am recomandat să-i spună mai detaliat și să-și arate valoarea. El a indicat câte pagini există în acest raport, a arătat structura, a subliniat ce va învăța clientul nou și a notificat că acest raport nu a fost oferit nicăieri altundeva. Unii clienți citează prețul unui cadou pentru a vizualiza valoarea acestuia. Mod bun impact, foarte bun.

Ce este reducerea suplimentară?

O reducere este întotdeauna un stimulent la acțiune. Justificare - teama de a pierde posibile economii la achiziționarea unui produs identic. Zvonurile spun că mulți oameni fac achiziții inutile doar pentru că au o reducere. Nu degeaba a apărut chiar și un astfel de cuvânt - comerț cu reduceri.

Limitați durata ofertei

Da, adesea spunem „chiar acum” într-un îndemn la acțiune. Dar zilele de lucru ale clienților noștri nu merg așa cum ne dorim. Se întâmplă că „chiar acum” este imposibil din mai multe motive. Nu este nevoie să fii supărat. Există întotdeauna o cale de ieșire și, în cazul nostru, ieșirea este pur și simplu uimitoare. Expresia „chiar acum” poate fi înlocuită cu o anumită perioadă de timp:

Oferiți clientului libertatea de manevră. Dacă nu poate răspunde la oferta dvs. chiar acum, are câteva zile. Desigur, este de dorit să luați clientul „fierbinte”, dar în practică teoria nu funcționează întotdeauna. Motivul este adesea banal - astăzi nu există bani sau bugetul a fost deja alocat. Dar asta nu înseamnă că clientul nu va avea bani mâine sau în decurs de o săptămână. Dacă oferta ta îl interesează, el o va folosi.

Când am oferit o reducere temporară la unul dintre produsele mele educaționale, cumpărătorul a profitat de ea nu în prima zi, ci aproape foarte aproape de termen. Am colectat suma necesară. Îmi amintesc de mine când am cumpărat mobilier pentru bucătărie. Prețul a fost sub 3000 de dolari, iar în magazin a fost anunțată o promoție - o reducere de 30%. Mi-a plăcut foarte mult mobilierul, mi-am amintit data și am început să strâng în mod activ bani.

Când limitați durata ofertei dvs., deja stimulați, deoarece jucați pe teama clientului de a pierde. Îi este frică să rateze o astfel de propunere. Limita de timp este un element al ofertei, dar am decis să vorbesc despre aceasta aici, pentru că arată cel mai eficient și eficient tocmai în partea îndemnului la acțiune.

Limitați suma

Tocmai am limitat timpul pentru luarea unei decizii și acum ne vom concentra pe limitarea cantității de bunuri la care se aplică oferta noastră. Amintiți-vă efectul „Primii clienți primesc o reducere”? Dacă produsul este excelent, oferta este profitabilă, iar dimensiunea reducerii face impresie, restricția va fi un stimulent.

Când se oferă o instruire, numărul participanților este limitat în mod implicit. Cineva este gata să lucreze doar cu 8 participanți, cineva ia până la 15 persoane și cineva dorește să câștige și mai mult și este pregătit să antreneze în mod activ 30 de persoane sau mai mult. Aceasta este alegerea tuturor. Dar limitarea numărului de membri stimulează clienții potențiali.

În domeniul informației, se folosește un amplificator suplimentar - textul indică informații cât a mai rămas