Caracteristici ale lucrului cu documente la întreprindere. Tehnologia muncii cu documente interne și externe

Recepția tuturor corespondențelor primite și a tuturor prelucrărilor ulterioare la MU ale Băncii Centrale se realizează central de către secretarul șefului.

În timpul procesării inițiale a corespondenței, se verifică la adresa dacă a fost livrat și integritatea plicurilor. Corespondența livrată în mod incorect de către secretar va fi returnată sau transmisă în funcție de dorințe.

Plicurile cu documente, inclusiv cele la comandă, sunt deschise și se verifică livrarea și integritatea corectă a ambalajelor documentelor. Plicurile sunt deschise și distruse manual, ceea ce necesită un timp considerabil.

Plicurile din documentele primite, inclusiv scrisorile cetățenilor, nu sunt distruse în cazurile în care numai prin plic puteți determina:

adresa expeditorului;

ora trimiterii și primirii documentului;

la primirea documentelor personale sau suplimentare.

Ștampila de înregistrare este fixată pe documentul primit, este aplicată în colțul din dreapta jos al părții frontale. Ștampila constă dintr-un număr de cont și o dată de primire. Documentele marcate "personal" de secretar nu pot fi deschise și transmise destinatarului. Documentația adresată directorului este transmisă secretarului directorului.

Prelucrarea primară se încheie cu distribuirea documentelor înregistrate și neînregistrate. Uneori intervine o astfel de corespondență, timp în care secretarului îi este greu să stabilească dacă are legătură cu solicitantul sau nu. Pentru a clarifica, se duce la cap. Organizația ar trebui să aibă o listă de documentație neînregistrată.

Examinarea preliminară a documentelor se realizează pentru a distribui documentele primite celor care necesită o examinare obligatorie a directorului și trimise direct unităților structurale și executanților responsabili.

După examinarea documentelor, directorul aplică o rezoluție - distribuie instrucțiunile între deputați. Copiile sunt făcute din document, originalul este depus în dosar, copiile sunt distribuite interpreților. Dacă documentul necesită control de execuție, secretarul directorului îl pune sub control și introduce datele în baza computerului.

În conformitate cu cerințele existente, originalul trebuie transferat executorului responsabil, numit mai întâi în rezoluție. La Banca Centrală MU, originalele sunt depuse în cauză, iar copiile sunt predate executanților.

\u003e Procedura de lucru cu documentele care ies

Documentele trimise de companie sunt numite de ieșire. Prelucrarea de ieșire constă în următoarele operații:

redactarea unui document de către contractant;

verificarea corectitudinii proiectului de document de către secretar;

aprobarea proiectului de document;

semnarea documentului de către director (dacă este necesar, aprobarea);

înregistrarea documentelor;

trimiterea unui document destinatarului;

depunerea celei de-a doua copii (copie) în caz.

Proiectul documentului de ieșire este pregătit de către contractant, corectitudinea executării acestuia este verificată de un angajat al serviciului de administrare a biroului. Specialistul principal al departamentului de birou are dreptul de a face modificări și completări la documentul semnat sau de a-l returna executorului pentru revizuire.

Documentele de ieșire sunt executate în două copii, cu excepția faxurilor și a mesajelor telefonice, întocmite într-o singură copie.

În Banca Centrală a MU, proiectul documentului de ieșire trebuie să fie convenit cu avocatul instituției. O astfel de aprobare este emisă de viză.

După semnarea de către director, documentul de ieșire este transmis secretarului pentru înregistrare.

Pentru a înregistra documentele de ieșire, sunt necesare următoarele date:

numărul de serie al documentului, inclusiv numărul cazului;

destinatar (corespondent);

marca de performanță (înregistrarea rezoluției problemei, numărul de documente-răspunsuri);

interpret;

notă.

După înregistrarea și atribuirea numărului la documentul de ieșire, înregistrați numărul și data acestuia în scris sau manual, pe ambele copii.

Apoi, documentele de ieșire sunt trimise destinatarului în aceeași zi. A doua copie a scrisorii trimise și singura copie a faxului sunt depuse cu corespondență de ieșire.

• Mesaje primite. Acestea sunt documente primite de parteneri externi. Majoritatea documentelor primite trebuie să genereze documentele de ieșire corespunzătoare și la un timp prestabilit. Datele sunt stabilite fie prin acte normative care prescriu un anumit timp de răspuns la documentul de intrare corespunzător, fie până la termenul specificat direct în documentul care intră.
• mesaje de trimis. Cele mai multe documente ieșite sunt răspunsul organizației la documentele primite. Unele dintre documentele ieșite sunt pregătite pe baza documentelor interne ale întreprinderii. Un număr mic de documente ieșite poate necesita primirea documentelor primite (de exemplu, cereri către organizații terțe, cum ar fi: „Vă rog să dați informații despre această problemă ... în perioada anterioară ...).
• intern. Aceste documente sunt utilizate pentru organizarea activității întreprinderii. Nu toate documentele interne trec prin birou, ci doar corespondența celor mai mari unități structurale ale întreprinderii (mai ales dacă sunt separate geografic) și comenzi ale conducerii întreprinderii. De asemenea, prin birou trece documente interne care generează documente de ieșire. În special, în conformitate cu regulile generale ale managementului biroului, singura modalitate de a trimite o solicitare, o scrisoare sau materiale către o organizație externă este de a trimite un document intern la birou, unde este transformat într-un document de ieșire și trimis unei organizații terțe.

Documentele fiecăruia dintre aceste tipuri pot fi destul de diverse. Aceasta poate fi scrisori, comenzi, instrucțiuni circulare etc. De obicei, tipul de document de la întreprindere se referă la aceste diviziuni, mai mult, mai detaliate (de exemplu, dacă există scrisori, atunci ce i se dedică - reclamații, sugestii, dorințe etc.). Din punct de vedere al biroului clerical, această diviziune este destul de neinteresantă, deși în sistemul complet intern este cu siguranță necesară. În plus, aici vor fi luate în considerare doar tipuri de documente clericale - primitoare, interne și de ieșire.
  În primul rând, toate documentele care trec prin departamentul general au un număr de înregistrare unic (eventual algoritmi proprii pentru construirea numerelor pentru fiecare tip de document). Mai mult, orice hârtie care nu are un număr de înregistrare este doar hârtie, nu un document. Documentul face exact prezența unui număr de înregistrare pe acesta.

Înregistrarea documentelor

Obiective de înregistrare

Înregistrarea documentelor este o componentă importantă a organizării lucrărilor cu documente. Scopul principal al înregistrării este de a conferi documentului forță juridică. În plus, înregistrarea permite contabilitatea, controlul și capacitatea de a căuta documente utilizate în activitățile de management ale instituției. Sub rezerva normelor de înregistrare, serviciul clerical face rapid întrebări cu privire la amplasarea documentelor în orice stadiu de lucru cu acestea.

Valoarea înregistrării documentelor constă și în faptul că alocarea unui număr de înregistrare (index) unui document înregistrează faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia, ceea ce înseamnă că, așa cum s-a menționat deja, conferă documentului forța juridică, iar organizația care a creat, a primit sau a trimis documentul devine responsabilă l.

Nomenclatorul afacerilor

Nomenclatorul afacerilor  - o listă sistematică a numelor de cazuri inițiate în activitatea clericală a organizației, care indică termenii depozitării acestora, în forma prescrisă.

Cerințele pentru conținutul și execuția listei de cazuri sunt cuprinse în Regulile de bază ale arhivelor organizației, Exemple de instrucțiuni de hârtie  în organele executive federale. Acest lucru se datorează importanței deosebite a acestui document pentru organizație. Compilarea nomenclaturii cazurilor este, de asemenea, prevăzută de Reguli pentru activitatea de secretariat a organelor executive federale.

Funcțiile Nomenclaturii de caz

Nomenclatorul afacerilor - un document polivalent.

Luați în considerare principalele sale funcții:

§ Nomenclatura cazurilor stă la baza plasării și căutării documentelor în dosare.

§ Nomenclatura cazurilor consolidează indexarea documentelor și cazurilor.

§ Nomenclatura cazurilor stabilește termenii de stocare a documentelor și este un ghid pentru prima etapă a examinării valorii.

§ Nomenclatorul cazurilor - un document contabil pentru cazurile de stocare temporară (până la 10 ani).

§ Nomenclatorul cazurilor - baza pentru întocmirea listelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) și a personalului și a acțiunilor privind distrugerea afacerilor unei organizații cu perioade de depozitare expirate.

Tipuri de cazuri

diferi trei tipuri de obiecte de afaceri: nomenclatura tipică, aproximativă și individuală a afacerilor unei organizații specifice.

tipic  nomenclatura cazurilor stabilește componența cazurilor inițiate în lucrarea clericală de același tip de organizație și este un document normativ.

aproximativ  Nomenclatura cazurilor stabilește o compoziție aproximativă a cazurilor instituite în activitatea clericală a organizațiilor la care se aplică, indicând indicii și este de natură consultativă.

Nomenclaturi tipice și aproximative ale cazurilor sunt elaborate de serviciile de documentare ale conducerii organizațiilor care au o rețea subordonată de instituții. Acestea sunt manuale metodologice și sunt utilizate de organizații pentru a compila nomenclaturi specifice de cazuri. Titlurile cazurilor, concretizate ținând cont de specificul acesteia, sunt transferate în nomenclatorul afacerilor organizației dintr-o nomenclatură tipică sau aproximativă a afacerilor. Perioadele de stocare sunt transferate în nomenclatorul individual fără modificări.

individual  nomenclatura cazurilor este întocmită de angajații serviciului de asistență pentru documentație al organizației, cu implicarea conducerii unităților structurale. Managerii sunt la curent cu perspectivele dezvoltării organizației, ceea ce ne permite să asigurăm compoziția documentelor care pot apărea în viitor.

La întocmirea nomenclaturii cazurilor, acestea sunt ghidate de documentele constitutive ale organizației (hărți sau regulamente privind organizația), personal, reglementări privind diviziunile structurale, planuri și rapoarte privind munca, liste de documente care indică perioade de depozitare, nomenclaturi tipice sau aproximative ale cazurilor (dacă există), nomenclatoare ale cazurilor pentru anii anteriori.

Înlăturarea afacerilor

Înregistrarea afacerilor.

Execuția cazului include un set de lucrări pentru descrierea cazului pe copertă, broșură, fișe de numerotare și compilarea unei scrisori de certificare.

Angajatul responsabil de formarea cazurilor în actele actuale este obligat să depună toate documentele executate în fișierele relevante conform nomenclaturii.

Documentele cu perioade de păstrare permanente și pe termen lung (peste 10 ani) trebuie să fie selectate în ordine cronologică și arhivate în trei până la patru puncții într-o copertă tare sau legată. Clemele metalice din carcase sunt îndepărtate. Fișele din carcasă, pe lângă foile cu certificare și inscripții curate, trebuie numerotate cu un creion de grafit negru sau cu o numerotare în colțul din dreapta sus. Fișele carcasei, împărțite în volume, sunt numerotate, dar la fiecare volum separat. La sfârșitul cazului, pe o foaie separată, se face o inscripție certificată, care indică numărul de foi conținute în dosar, data și semnătura persoanei care a numerotat foile.

Casele de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt întocmite într-un mod simplificat: pot fi stocate în dosare, foile nu sunt numerotate în ele, etichetele nu sunt specificate pe coperte, listele de cazuri nu sunt întocmite, înregistrările sunt păstrate în funcție de lista de cazuri.

În procesul de grupare a documentelor în fișiere de stocare permanentă, se recomandă întocmirea unei liste interne de documente din fișier. Un inventar intern este plasat la începutul cazului și include o indicație a indicilor de documente, un rezumat, datele și numerele de foaie din caz. Fișele inventarului intern sunt numerotate separat, numărul acestora în eticheta de certificare este indicat după numărul total de foi ale cazului prin semnul + (plus).

Acoperirea la instituția afacerilor este realizată în conformitate cu GOST 17914-72 conform.

Pe copertele cazurilor de depozitare permanentă, pe termen lung și temporar sunt indicate:

numele complet al organizației;

denumirea unității structurale în care s-a format afacerea;

indexul cazurilor după nomenclatura afacerilor;

rubrica cauzei conform listei de cazuri:

numărul volumului (dacă cazul este format din mai multe volume);
data de început și de încheiere a cazului (data de început a cazului este data primului document introdus în dosar, iar data de încheiere este data ultimului document);

numărul de foi din caz, conform inscripției de certificare (indicată după încheierea cauzei), cu excepția cazurilor de stocare temporară în care documentele nu sunt numerotate.

La finalizare anul calendaristic  în proiectarea copertinelor cazurilor de depozitare permanentă și pe termen lung (peste 10 ani), instituite conform nomenclaturii cazurilor, se fac clarificările necesare:

dacă numele unității structurale s-a schimbat sau cazul a fost transferat pentru completare la o altă unitate, noul nume al unității structurale este înscris pe copertă;

rubricile cazurilor care conțin documente administrative (ordine, instrucțiuni, protocoale) indică numărul acestora;

pentru corespondența formată într-un caz de mai multe volume, rubrica din fiecare volum este specificată prin indicarea corespondentului, teritoriului etc., fiecare volum este datat (ziua, luna, anul de început și sfârșitul volumului);

în cazul în care există documente în caz - anexe pentru ani mai devreme decât anul în care s-a constituit cazul, se face o rezervare pe coperta sa, la data: „există documente pentru ..... ani”; numărul de foi din dosar este scos din certificarea de pe coperta cazului;

atunci când faceți cazuri în inventar, numărul cazului este aplicat pe inventar conform inventarului și în acord cu arhiva organizației, cu inventarul și cu numărul fondului.

Inscripțiile de pe copertele carcasei trebuie făcute clar, cu cerneală sau cerneală rezistentă la lumină. Aspecte legate de executarea cauzelor. sub rezerva transferului în depozitul de stat, este necesar să se consulte arhivele organizării transportului feroviar.

Responsabilitatea organizării stocării documentelor instituției,

inclusiv documentele contabile primare, poartă șeful instituției. Responsabilitatea pentru siguranța documentelor contabile primare, registrele contabilitate  și situații contabile  poartă de asemenea contabilul-șef al instituției.

Documentarea poate fi pierdută ca urmare a dezastrelor naturale sau a acțiunilor ilegale ale terților. Dacă documentele au fost pierdute ca urmare a acțiunilor ilegale ale cuiva (de exemplu, furt), atunci acest fapt trebuie confirmat de agențiile de ordine. Pierderea documentelor ca urmare a dezastrelor naturale este, de asemenea, documentată de autoritățile competente. În caz de incendiu, acesta poate fi un certificat al autorităților de supraveghere a incendiilor.

În cazul pierderii documentelor contabile primare, șeful organizației, în conformitate cu clauza 6.8 din Regulamentul privind circulația documentelor și a documentelor, numește prin ordinul său o comisie pentru a investiga cauzele pierderii. Lipsa documentelor primare care să justifice comiterea oricărei tranzacții comerciale, în conformitate cu art. 120 din Codul fiscal se referă la încălcări grave ale regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor, care sunt înțelese ca absența documentelor primare sau a facturilor sau a registrelor contabile, sistematică (două sau mai multe pe parcursul unui an calendaristic), o reflecție intempestivă sau incorectă asupra conturilor contabile și în raportarea operațiunilor comerciale de numerar, imobilizări corporale, imobilizări necorporale și investiții financiare ale contribuabilului.

Responsabilitatea pentru nerespectarea de către oficialii organizației a siguranței documentelor este stabilită și de art. 27 Drept federal  N 125-FZ: persoane juridice, precum și funcționarii și cetățenii vinovați de încălcarea legislației privind arhivarea în Federația Rusă, poartă răspunderea civilă, administrativă și penală stabilită de legislația Federației Ruse.

Inscripție de certificare

conform GOST R 51141–98 „Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții ”, - o înregistrare care conține o indicație a numărului și a stării fizice a foilor fișierului supus stocării permanente sau pe termen lung. Conform alineatului 6.2.9 din Instrucțiunea model pentru lucrările de birou în cadrul organismelor executive federale, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din data de 08.11.2005 nr. 536, certificarea este întocmită în caz pe o foaie de atestare separată. Numărul de foi în acest caz, caracteristicile documentelor individuale (desene, fotografii, desene etc.) sunt indicate în certificare prin numere și cuvinte. Inscripția de certificare este semnată de compilatorul său, indicând transcrierea semnăturii, poziției și datei compilării.

Fișier personal al angajaților

Un fișier personal pentru fiecare angajat este format într-un folder separat, reprezentând o formă convenabilă de organizare a datelor cu caracter personal.

Păstrarea fișierelor personale nu este o cerință pentru toate organizațiile. Obligația de a conduce dosare personale ale angajaților este asigurată numai pentru instituțiile de serviciu public (articolul 1.5, articolul 44 din Legea din 27 iulie 2004 nr. 79-FZ). Caracteristicile procedurii de prelucrare a dosarelor personale ale funcționarilor publici sunt prezentate în Decretul președintelui Federației Ruse din 30 mai 2005 nr. 609.

În practică, fișierele personale sunt de obicei pornite de manageri, specialiști și angajați responsabili semnificativ. Dacă organizația decide să introducă un sistem de fișiere personale, atunci este recomandabil să folosiți actele normative menționate mai sus privind funcționarii publici ca informații consultative. În plus, este necesar să se respecte normele de prelucrare a documentelor stabilite, în special, în GOST R 6.30-2003 (adoptat și pus în aplicare prin rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 3 martie 2003 nr. 65-st), în Regulile aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale Februarie 2002

* Este necesar să se acorde atenție faptului că organizații comerciale  nu este necesar să se respecte toate cerințele date în prezentul document (paragraful 3 al introducerii în Regulamente, aprobat prin decizia colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002). În plus, există acte normative care reglementează particularitățile formării dosarelor personale în departamentele relevante (secțiunea 3.4.7 din Regulile aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002).

Procedura de constituire a dosarelor personale ale angajaților este aprobată:

· Șeful departamentului de personal;

· Șeful organizației, în cazul în care organizația nu are un departament de personal.

Procedura de păstrare a dosarelor personale ale angajaților, precum și ale persoanelor autorizate pentru conduita lor, pot fi prescrise într-o comandă, ordine sau într-o instrucțiune specială.

În practică, de regulă, în componența unui fișier personal sunt incluse următoarele documente:

1. lista internă a documentelor de caz;

2. fișă personală pentru evidența personalului;

3. formular de cerere;

4. pe lângă fișa personală pentru evidența personalului;

5. autobiografie;

6. cerere de angajare;

7. copia unui document de identitate;

8. copia certificatului de asigurare de stat asigurare de pensionare;

9. copia rețelei TIN;

10. fișa postului;

11. copii ale certificatelor de învățământ;

13. declarații personale ale salariatului;

14. contract de muncă;

15. copii ale comenzilor personalului aferent acestui angajat;

16. fișele de certificare;

17. feedback din partea oficialilor despre angajat;

18. certificate de sănătate;

19. fotografii;

20. certificat de dosar de avocat (întocmit atunci când fișierul personal este trimis la arhivă).

Procedura de mutare a fișierelor personale ale unui angajat din momentul deschiderii sale până la închidere este următoarea:

1. Se întocmește un dosar personal pentru fiecare angajat (dacă organizația nu a stabilit o listă specifică de posturi), acceptată în baza unui contract de muncă și începe atunci când este angajată.

2. Un dosar personal este realizat pe întreaga perioadă a activității de muncă a salariatului din organizație.

3. Dosarul personal este închis odată cu eliberarea din funcție a salariatului, dar continuă să fie păstrat în organizație.

Un dosar personal aflat în faza inițială include documente care însoțesc procedura de solicitare a angajării unui angajat, deoarece începe după emiterea unei comenzi pentru angajarea unui angajat. În cadrul activității de muncă, dosarul personal al angajatului este completat cu alte documente, care sunt aranjate în ordine cronologică așa cum sunt primite (punctul 3.5.5 din Regulile aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002). Fișierul personal se încheie cu ultimul document din folder - o copie a comenzii de reziliere a contractului de muncă. Această procedură rezultă din clauza 3.5.3 și clauza 3.6.18 din Regulile aprobate prin decizia colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002.

Prelegerea 1 (Etapele de lucru cu documentele. Procesarea inițială. Lucrul cu documentația primită și care iese.)

Lucrările de hârtie reprezintă un ciclu complet de prelucrare și deplasare a documentelor din momentul creării (sau primirii lor) până la finalizarea executării și trimiterii. Documentele consolidează relațiile de producție, atât în \u200b\u200bcadrul întreprinderii, cât și cu alte organizații și adesea servesc drept dovezi scrise în cazul bunurilor, muncii și a altor litigii examinate de instanțele civile, de arbitraj și de arbitraj.

Lucrul cu documentația poate fi împărțit în mai multe etape:

prelucrarea primară a documentelor primite

revizuirea preliminară a documentelor

înregistrare

revizuirea managementului documentelor

direcția de execuție

controlul executiei

depunerea de fișiere în afaceri

formarea cazurilor

transfer de fișiere

Luați în considerare caracteristicile de lucru cu documentația în etape individuale.

PRELUCRAREA PRIMARĂ A DOCUMENTELOR

Prelucrarea principală a documentelor constă în verificarea livrării corecte a scrisorilor.

Toate plicurile sunt deschise, cu excepția corespondenței personale (marcate „personal”). Apoi, este necesar să verificați adresa corectă a documentului inclus în plic, numărul de foi al documentului și disponibilitatea atașamentelor la acestea. Dacă nu există atașamente sau fișe ale documentului, expeditorul scrisorii este notificat și se face o marcă pe documentul însuși și în jurnalul de înregistrare a documentelor primite în coloana „Notă”. Plicurile sunt de obicei distruse, cu excepția cazului în care este posibil să se stabilească adresa expeditorului doar prin plic, data expedierii și data primirii sau când plicul conține cuvintele „confidențial”, „urgent”.

Recepția corespondenței primite se realizează în organizație în mod central de către expediție, special alocată de către angajatul biroului sau secretarul-referent în absența expediției. Documentele sunt sortate în înregistrări neînregistrate. „Marca de primire” necesară care conține numele companiei destinatar, data primirii și numărul documentului de intrare este aplicat pe documentele înregistrate cu o numerotare automată. Marca de intrare nu este aplicată în anexele la document, precum și în prospecte, cataloage și alte materiale.

În prezent, documentele pot fi primite nu doar prin poștă, ci și primite prin teletip, fax, e-mail, livrate prin curier sau vizitator. Serviciul cleric este obligat să ofere contabilitate și control asupra circulației acestor documente.

CONSIDERAREA PRELIMINARĂ A DOCUMENTELOR

Asistentul secretar ar trebui să „filtreze” documentele primite trimise către șef. Managerul ar trebui să fie sesizat pentru a fi considerat cel mai important și urgent al documentelor primite. Astfel de documente cuprind aproximativ 20% din toată documentația. Aceste documente sunt stocate într-un folder special pentru raportarea ulterioară a capului. Restul documentelor care nu necesită o decizie la nivelul șefului pot fi transferate șefului adjunct al întreprinderii, în unități structurale sau imediat executanților.

Documentele trebuie prezentate spre examinare în ziua primirii lor. Telegrame și alte documente urgente sunt transmise mai întâi.

ÎNREGISTRARE

Înregistrarea unui document este alocarea unui index (număr) acestuia și aplicarea acestuia pe un document cu înregistrarea ulterioară a datelor scurte despre acesta într-un jurnal (pe un card) sau pe un computer.

Înregistrarea este necesară pentru a asigura siguranța documentelor, căutarea operațională, contabilitatea și controlul.

În prezent, sunt utilizate trei sisteme de înregistrare a documentelor:

centralizat - în care înregistrarea tuturor documentelor organizației se realizează într-un singur loc, de exemplu, la birou sau de un singur angajat, de exemplu, ca asistent secretar;

descentralizat - în care înregistrarea documentelor se realizează în diviziuni structurale de către secretarii diviziilor;

mixte - în care o parte a documentelor este înregistrată central, cealaltă parte - în unitățile structurale.

documente primite

documente de ieșire4

documente interne;

contracte comerciale;

documente cu ștampila de semnătură „CT” („Confidențial”)

CONSIDERAREA DOCUMENTELOR PRIN MANAGEMENT

După înregistrare, documentele sunt transferate spre examinare și luarea deciziilor șefului organizației. Luarea unei decizii manageriale asupra unui document specific este una dintre principalele funcții ale unui lider. Rezultatele examinării documentelor de către manageri sunt așteptate în rezoluții (a se vedea instrumentele 17). În rezoluție, șeful organizației trebuie să stabilească antreprenorul, să dea instrucțiuni clare cu privire la execuția documentului și să stabilească termenele reale. Informațiile preluate din rezoluție sunt introduse suplimentar de către secretarul-referent în jurnalul de înregistrare sau pe cardul de înregistrare. Rezoluția este baza pentru preluarea documentelor de control.

Dacă în rezoluție sunt indicați mai mulți interpreți, documentul este transmis fiecăruia dintre ei pe rând. Pentru lucrul simultan pe un document, fotocopii sunt realizate din acesta în funcție de numărul de interpreți. Originalul documentului este trimis executorului responsabil specificat în rezoluție.

DIRECȚIE PENTRU PERFORMANȚĂ

Implementarea rezoluției șefului organizației este realizată de executorul responsabil împreună cu angajații indicați în aceasta. Progresul executării documentului, dacă este necesar, este înregistrat în jurnalul de înregistrare sau în cardul de înregistrare. Documentul se află întotdeauna în folderul de lucru al executorului până în momentul executării.

Proiectul pregătit, precum și toate materialele pe baza cărora a fost pregătit proiectul sunt transferate secretarului-referent pentru a verifica corectitudinea executării. Un document executat incorect este returnat contractantului. Un secret de document executat corect este transmis de către secretarul-referent pentru semnare șefului organizației. Documentele de proiect corectate de manager sunt de obicei retipărite. Documentele semnate sunt înregistrate și, dacă sunt scrisori de răspuns, sunt trimise pentru expediere (la birou, expediție, secretar).

CONTROL DE EXECUȚIE

Lucrările de control al executării documentelor includ verificarea termenelor, reglementarea progresului și analizarea rezultatelor executării documentelor. Se disting următoarele tipuri de control: curent, preventiv și final.Controlul curent este pregătirea zilnică a informațiilor care expiră astăzi. Secretarul asistent raportează șefului în fiecare zi, la începutul zilei de lucru, despre faptele neîndeplinirii termenelor stabilite.Protejarea prealabilă constă în avertizarea la timp a angajatului timp de 2 până la 3 zile despre necesitatea soluționării problemei încredințate. Forma de control este compilarea o dată pe lună (trimestru) a unei liste de documente restante pentru unități individuale (pentru organizații mari) sau pentru organizația în ansamblu. Pe baza analizei întârzierii în execuția documentelor, sunt stabilite motivele și sunt elaborate propuneri adecvate pentru remedierea deficiențelor.

DOCUMENTE DE CONDUCERE ÎN CAZ

Documentul și toate materialele aferente acestuia sunt trimise în caz în care lucrările la documentul de răspuns sunt finalizate complet. Depunerea documentului în dosar se realizează de către angajatul biroului sau secretarul asistent, pe lângă secretarul-asistent, angajații unităților structurale ale organizației formează și cazul. Orientarea metodologică și controlul asupra corectitudinii înregistrării cazurilor în diviziile structurale se realizează de către șeful biroului, șeful arhivei sau secretarul asistent. În dosar se depun documente cu privire la o problemă cu termen de valabilitate. De exemplu, comenzile pentru personal sunt depuse separat de comenzile pentru concedii și călătorii de afaceri ale angajaților. La fel ca și din comenzi pentru activități de bază etc. Documentele din interiorul cazului trebuie să fie aranjate în ordine cronologică, adică. până la data semnării, primirii sau executării acestora. Înainte de depunerea cazurilor în arhivă, este permisă stocarea documentelor din anul curent în dosarele-registre speciale. Dosarele de tip „folder” nu sunt potrivite aici, deoarece documentele din ele sunt situate în ordine cronologică inversă.

1. de înregistrare;
2. înregistrarea detaliilor prin poștă;
3. conversie (ambalare);
4. sortare;
5. trimiterea;
6. plasarea unei copii de control în caz. Conținutul lucrării și normele de timp pentru implementarea lor sunt prezentate în tabel. 3 *.

detaliile de expediere pe plic (ambalaj) sunt efectuate în conformitate cu informațiile furnizate de către responsabilul documentului. Plicurile (ambalaje) sunt, de asemenea, prevăzute cu numărul necesar de semne poștale.
Scrisorile trebuie trimise în plicuri standard. Coletele și coletele sunt expediate în ambalaje, asigurând siguranța atașamentului până la primirea de către destinatar [‡‡‡]. Pentru corespondența înregistrată, precum și pentru corespondența trimisă la 4 sau mai multe adrese, calculul corespondenței se face. Documentele pregătite pentru expediere în timpul zilei trebuie să fie sortate: unele dintre ele sunt trimise în mod obișnuit prin centrul de comunicare, iar cele mai importante și urgente sunt trimise destinatarilor cu curieri (mesageri).
Transmiterea informațiilor în afara întreprinderii sub formă de telegrame, mesaje de tip teletip, fax ^ grame, mesaje telefonice, mesaje electronice E-mailul se realizează prin intermediul unei comunicări electrice. Caracteristicile recepției și procesării documentelor primite prin poștă electronică și canale facsimile sunt reflectate în apendicele 2. Documentele primite în documente ar trebui să fie trimise destinatarilor, de regulă, în aceeași zi, dar nu mai târziu de a doua zi lucrătoare. Trimiterea sau înlocuirea unui document trimis anterior se efectuează la îndrumarea persoanei care a semnat documentul sau a șefului serviciului DOU.
Telegrame sunt primite de către angajații serviciului DOW care sunt semnate, semnate, datate și înregistrate cu o notă despre categoria și tipul de plecare. Informațiile sunt transmise oral prin mesaje telefonice
canale de comunicare telefonică pe baza textului mesajului telefonic semnat de oficialul relevant. Copii de control ale documentelor trimise (inclusiv scrisori de întâmpinare) sunt depuse în dosar. După expirarea termenilor de stocare permanentă, aceste documente sunt transferate în arhivă sau distruse în modul prescris.

1. Procedura de lucru cu documente interne

1. primirea unei comenzi pentru pregătirea (elaborarea și execuția) unui document;
2. studiul materialelor legate de problema abordată în document;
3. întocmirea unui proiect (redactat și revizuit) (dactilografiere și tipărire. - Auth.) -,
4. coordonarea proiectului de document (dacă este necesar - ajustarea în funcție de rezultatele coordonării. -Aut.);
5. depunerea unui document pentru semnare (aprobare);
6. transfer pentru înregistrare (dacă este necesar, de asemenea, pentru replicare. - Aut.);
7. transferul documentului către oficialii (unitățile structurale) ale întreprinderii pentru îndrumare în activitatea de zi cu zi;
8. plasarea în afaceri.

Tabelul 4
Conținutul de lucru și standardele de timp pentru prelucrarea documentelor interne ale unei întreprinderi

1. acte juridice normative și documente organizatorice și administrative pe această temă;
2. documente oficiale de corespondență;
3. documente de referință (memorii, acte, rapoarte etc.).