Instrucțiuni pentru locul de muncă al șefului de birou. Descrierea postului unui manager de birou, fișele postului unui manager de birou, exemplu de descriere a postului unui manager de birou. După ce se ghidează un manager de birou în munca sa și ce ar trebui să știe

Seful biroului exercita controlul deplin, acceptarea si calculul intregului volum de documentatie, precum si a declaratiilor personale care se adreseaza directorului societatii. După verificarea și numărarea tuturor exemplarelor, acest angajat trebuie să le ia pentru semnătură.

Suport documentar al departamentului

Aplicarea unui sigiliu cu o stemă pe toate contractele și comenzile.
Implementarea lucrărilor cu o varietate de documentație, care constă în pregătirea, aprobarea proiectului. Un manager de birou nu trebuie doar să ia parte la pregătirea și completarea documentației, ci și să aducă conținutul acesteia în atenția angajaților, să descifreze detalii de neînțeles și să fie capabil să explice toate aspectele despre care oamenii pot avea întrebări. De asemenea, uneori acest angajat trebuie să țină statistici privind implementarea și eficacitatea diferitelor inovații, dacă acest lucru este cerut de conducere.
Înregistrarea completă a întregii corespondențe primite. Managerul de birou interacționează cu scrisori, mesaje și notificări. El este obligat să accepte și să înregistreze informațiile în întregime, iar apoi să le transfere destinatarului. Dacă este necesar, adaugă informații la documentația de raportare și, în unele cazuri, le colectează și le stochează și este, de asemenea, responsabil pentru confidențialitatea și siguranța tuturor documentației primite.

Responsabilități suplimentare

Transmiterea și garantarea primirii documentației pentru adresele de e-mail și poștale, precum și comanda și supravegherea livrării prin curier.
Prezența la întâlniri în scopul înregistrării sau filmării tuturor evenimentelor care au loc la acestea, precum și înregistrarea datelor primite în în cel mai bun mod posibil, transferul lor către oficiali.
Întocmirea, prin ordin prealabil, a împuternicirilor funcționarilor, care să le permită să primească o anumită corespondență sau să efectueze alte acțiuni.
Efectuarea lucrărilor de copiere și reproducere a documentației în formă tipărită, precum și monitorizarea siguranței și distribuirii corecte a tuturor copiilor.
Pregatirea proiectelor si a modelelor de scrisori, daca sunt comandate de CEO. De asemenea, atribuțiile managerului de birou includ formarea și transmiterea diverselor solicitări, dacă este necesar și afectează semnificativ activitățile companiei.
Materiale de servicii de tipărire, precum și formarea unei baze de date, distribuția și extinderea acesteia cu noi subsecțiuni.

Îndatoriri similare cu cele ale unui secretar

Prezenta constanta la locul de munca pentru a primi in timp util apelurile, inregistra toate datele primite sau transfera un apel pe telefoanele angajatilor carora le este destinat.
Fixarea informațiilor care sunt trimise personal CEO-ului, înregistrându-le în întregime, apoi stocându-le și transferându-le.
Pregatirea de evenimente in cadrul companiei in numele CEO-ului. Aceasta se referă la informarea angajaților și organizarea spațiilor, achiziționarea articolelor necesare pentru întâlniri cu drepturi depline sau alte evenimente similare, care este determinată de fișa postului unui manager de vânzări de birou.

Comenzi importante si urgente

Activități organizatorice pe proiecte dedicate întâlnirii cu clienții, oaspeții sau vizitatorii companiei.
Rezervare bilete pentru călătoria angajaților, rezervare camere de hotel, urmărirea progresului călătoriilor de afaceri, răspunsul în timp util la mesajele despre neplăceri pe drum sau complicații apărute, remedierea problemelor și, dacă este necesar, anunțarea altor angajați sau CEO-ul despre probleme.

Activități în interiorul biroului

Comandarea la timp a apei pentru posibilitatea utilizării acesteia de către toți angajații în orice cantitate.
În fiecare trimestru, trebuie efectuată o comandă de la birou. Pentru a face acest lucru, managerul biroului efectuează un sondaj asupra angajaților și inspectează locurile de muncă pentru a identifica deficiențe în anumite lucruri și, ulterior, achiziționează toate detaliile. Acest lucru este prevăzut de fișele de post ale managerului de birou.
Abonarea la publicații de afaceri sau științifice care sunt necesare dezvoltării companiei sau anumitor angajați care doresc să primească corespondență la locul de muncă.
Primirea și procesarea cererilor de plată a facturilor pentru închirierea spațiilor, precum și a tuturor documentelor de plată legate de plata facturilor de utilități, care este determinată de fișa postului unui manager de birou cu funcții de contabil.
Organizarea măsurilor de siguranță legate atât de munca angajaților, cât și de echipamentele relevante în producție, controlul respectării acestora.

Managerul de birou supraveghează munca unor angajați

Managerul biroului este responsabil pentru monitorizarea activităților acestor angajați:

Soferul. Atunci când interacționează cu acest angajat, managerul biroului trebuie să accepte și să țină evidența tuturor solicitărilor care predetermină necesitatea utilizării mașinii, precum și să formeze programul și viteza serviciului de livrare.
Curieri.
Doamnelor de curățenie.

Responsabilitățile managerului de birou ca membru al forței de muncă

Sa-si indeplineasca cu buna credinta indatoririle care i-au fost destinate, sa nu se abate de la ordinea interna a echipei, dreptul muncii, precum si principiile morale si etice. Acest lucru este determinat de fișele de post ale managerului de birou.
Respectați disciplina muncii și toate instrucțiunile întocmite și exprimate de conducerea companiei.
Respectarea în timp util și riguros a tuturor comenzilor primite din partea administrației și a șefului, care întocmește și comunică constant șefului de birou o listă a atribuțiilor sale și a acțiunilor necesare pentru fiecare zi, care este prevăzută de fișa postului a șefului de birou al departamentul de vânzări.
Folosiți tot timpul alocat muncii pentru muncă conștiincioasă, fără a vă abate de la propriile responsabilități.
Finalizați toate sarcinile la timp și cu o calitate adecvată. Adesea, pe lângă desfășurarea activităților de muncă, un manager de birou este forțat să întocmească documentația de raportare, prin urmare, este întotdeauna necesar să țină evidența cazurilor finalizate și să le înregistrezi în modul prescris, care este prescris de fișa postului unui manager de birou cu functii HR.

Responsabilități importante

Curatenie pentru a-ti mentine propriul loc de munca curat si ordonat. De asemenea, managerul biroului monitorizează curățarea la timp a spațiilor de birou. El este obligat să monitorizeze respectarea procedurii de stocare a raportării și documentatia proiectului, dacă este necesar, organizați independent toate materialele. Acest lucru este predeterminat de fișele postului managerului de birou.
Utilizați cu acuratețe și eficient echipamentele de birou, computerele și orice alte dispozitive furnizate. dirijandu-si munca numai in scopurile societatii, fara a desfasura treburi personale prin tehnica asigurata de societate. Acest lucru este prescris de fișa postului a secretarului directorului de birou.
Cheltuiește economic și util materialele și alte resurse puse la dispoziție, folosește-le doar în beneficiul companiei și al realizării rezultate ridicate din activitățile proprii de muncă și din munca altor angajați ai întreprinderii. Fișa postului unui manager de birou, un eșantion din care arată toate instrucțiunile pentru munca unui anumit angajat, confirmă că acesta nu numai că ar trebui să lucreze, ci și să aducă beneficii maxime companiei.
Respectați și monitorizați implementarea normelor și reglementărilor privind protecția muncii, asigurând securitatea la locul de muncă pentru fiecare salariat, care este determinată de fișa postului unui șef de birou cu funcții de secretariat.
Nu utilizați informațiile obținute în virtutea poziției oficiale pentru implementarea publicațiilor jurnalistice sau științifice, a discursurilor sau a documentelor de vizualizare care sunt proprietatea companiei. Nu puteți utiliza informații, a căror dezvăluire poate duce la prejudicii materiale companiei sau poate afecta reputația acesteia. Acest lucru este prevăzut de fișele de post ale managerului de birou.

Drepturi

Primește informații, precum și date confidențiale pentru acțiunile necesare în cadrul puterilor oficiale și sub conducerea superiorilor.
Solicitați diverșilor angajați să revizuiască sau să modifice documente care au fost întocmite cu erori, care conțin informații incorecte.
Exercita controlul si confirmarea documentelor in cadrul propriei competente si atributii atribuite de manageri.
Trimiterea cererilor către conducere pentru îmbunătățirea condițiilor pt muncă independentă, precum și activitățile de muncă ale altor angajați. Un manager de birou poate face sugestii nu numai despre activitățile unui anumit angajat sau departament, ci și cu privire la activitatea întregii companii.
Solicitați furnizarea de condiții adecvate pentru a asigura siguranța tuturor documentelor și capacitatea de a garanta confidențialitatea informațiilor și acțiunilor întreprinse în cazul în care acestea trebuie să fie ascunse de concurenți.
Luați decizii cu privire la activitățile anumitor persoane din companie în cadrul propriei competențe și puterilor încredințate.
Distribuiți stimulente financiare sau oficiale, precum și aplicați penalități acelor angajați care raportează la directorul biroului. Pentru realizarea acestor acțiuni este necesară acordul prealabil al Directorului General.

Un sef de birou este obligat sa-si indeplineasca in mod clar si corect atributiile, sa desfasoare activitati in folosul societatii. El face toată munca pentru a sistematiza și simplifica activitățile celorlalți angajați, precum și pentru a informa CEO-ul sau adjunctul acestuia despre succesele sau greșelile în munca celorlalți angajați.

Descărcați fișa postului a managerului de birou(.doc, 90KB)

I. Dispoziţii generale

Managerul de birou aparține categoriei de manageri.
Un manager de birou ar trebui să știe:
1. 2.1. Structura biroului și principiile zonei sale.
2. 2.2. Principii de selecție și plasare a personalului de birou, principii de management al personalului de birou.
3. 2.3. Metode de planificare strategică și tactică.
4. 2.4. Principii de control și metode de măsuri de control.
5. 2.5. Principii de construcție structura organizationala birou.
6. 2.6. Sfera de activitate și tipurile de responsabilitate ale lucrătorilor de birou.
7. 2.7. Etica relațiilor în grupul de lucru.
8. 2.8. Tehnici motivaționale și strategii motivaționale.
9. 2.9. Fundamentele suportului de documentare pentru management și elementele de bază ale muncii de birou.
10. 2.10. Caracteristici ale pregătirii, varietatea și structura textului documentelor.
11. 2.11.Principii de organizare a materialelor de birou.
12. 2.12. Cerințe legislative pentru contractele de afaceri și procedura de încheiere a acestora.
13. 2.13. Cele elementare contabilitate.
14. 2.14. Eticheta de afaceri.
15. 2.15. Limbă străină.
16. 2.16. Echipament tehnic de birou.
17. 2.17. Reguli de utilizare a echipamentelor de birou.
18. 2.18. Reglementări interne de muncă.
19. 2.19. Fundamentele dreptului muncii.
20. 2.20. Reguli și reglementări pentru protecția muncii, siguranță, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor.
Numirea în funcția de director de birou și demiterea din funcție se efectuează prin ordin al șefului organizației.
Managerul biroului raportează direct la ___________.
În absența șefului de birou (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în conformitate cu procedura stabilită. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi revin.

II. Responsabilitatile locului de munca

Manager birou:

Asigură pregătirea și organizarea muncii de birou: supraveghează organizarea locurilor de muncă ale personalului de birou, organizează inspecția echipamentelor de birou (calculatoare, mașini de scris, fax, telefoane, fotocopiatoare etc.) pentru a determina starea de pregătire pentru funcționare, verifică condițiile sanitare de lucru în incinta biroului (iluminat, ventilație și control al temperaturii).
Organizează pregătirea documentelor, materialelor, informațiilor necesare demarării biroului și soluției curente a sarcinilor atribuite personalului biroului.
Elaborează un „cod” de conduită în birou, oferă lucrătorilor de birou cărți de vizită (insigne etc.).
Supraveghează angajații de birou (recepționari, secretari de telefonie (operatori de telefonie), curieri, șoferi), repartizează responsabilitățile între aceștia, comunică angajaților deciziile luate, determină gradul de responsabilitate a angajatului, elaborează standarde de calitate a muncii și criterii de evaluare a calității muncii, analizează eficiența muncii, monitorizează implementarea deciziilor luate.
Organizează munca secretarelor la telefon (operatorii de telefonie) pentru desfășurarea convorbirilor telefonice (primirea apelurilor primite, gestionarea apelurilor efectuate, redirecționarea apelurilor, primirea și trimiterea mesajelor telefonice); controlează cultura vorbirii secretarelor (operatorilor).
Monitorizează respectarea standardelor stabilite de îmbrăcăminte și aspect de birou de către lucrătorii de birou.
Elaborează și menține un buget pentru nevoile biroului.
Organizează furnizarea biroului cu articole de papetărie, consumabile și alte obiecte de inventar necesare funcționării biroului (analizează și determină nevoile de logistică și întreținere biroului, realizează planuri de papetărie, consumabile etc., verifică disponibilitatea papetăriei și consumabilelor). ; analizează oferte, structura prețurilor, sisteme de reduceri; asigură plasarea unei comenzi la furnizori; încheie contracte).
Stabilește procedura de primire a obiectelor de inventar, întocmește împuterniciri, organizează plăți pentru papetărie, consumabile și alte obiecte de inventar furnizate necesare în birou, întocmește documentele de plată.
Organizează recepția și contabilitatea rechizitelor de birou, consumabilelor și a altor articole de inventar necesare biroului.
Asigură depozitarea articolelor de papetărie, consumabilelor și a altor articole de inventar necesare biroului, organizează contabilitatea și livrarea articolelor și mijloacelor de muncă către angajații de birou.
Desemnează angajații care răspund financiar de obiectele de inventar transferate acestora pentru îndeplinirea sarcinilor de muncă; definește schemele de transfer al articolelor de inventar de la o persoană responsabilă material la alta.
Organizează utilizarea echipamentelor de birou (calculatoare, imprimante, mașini de scris, faxuri, telefoane, minicentrale telefonice automate, copiatoare, înregistratoare vocale etc.); monitorizează starea corespunzătoare a echipamentelor de birou, de comunicații; atunci când detectează defecțiuni ale echipamentelor de birou și ale altor echipamente, cheamă specialiști pentru lucrări de reparații și alte tipuri de întreținere.
Organizează:
- întâlnire, primire, înregistrare și deservire necesară a vizitatorilor, invitaților, delegațiilor, clienților, partenerilor;
- recepţie carti de vizita, analiza conținutului acestora, stocarea acestora;
- suport logistic pentru negocieri, prezentări, întâlniri, conferințe, seminarii și alte evenimente.
Organizează și conduce negocieri de afaceri (planifică întâlniri de afaceri, determină linia negocierilor de afaceri, gestionează negocierile cu respectarea regulilor de etichetă și protocol, organizează documentarea negocierilor, analizează rezultatele unei întâlniri de afaceri).
Coordonează activitatea de gestionare a muncii de birou (înregistrare, înregistrare, trecere, păstrare și preluare a documentației în conformitate cu standardele de management de birou), organizează fluxul de documente de birou.
Organizează corespondența de afaceri (înregistrarea și procesarea corespondenței de intrare și de ieșire), conduce Corespondență de afaceri, asigura distribuirea materialelor necesare.
Realizează un inventar al economiei de birou.
Monitorizează disciplina muncii a lucrătorilor de birou (întocmește programul de lucru de birou, urmărește respectarea acestuia, ține evidența încălcărilor, analizează motivele încălcărilor și ia măsuri pentru prevenirea încălcărilor programului de muncă de birou și disciplinei muncii).
Elaborează și implementează sisteme de motivare și responsabilitate disciplinară a lucrătorilor de birou, monitorizează implementarea sistemului de stimulente materiale și morale pentru lucrătorii de birou.
Oferă angajaților de birou asistență în rezolvarea problemelor apărute în timpul muncii, ia măsuri pentru prevenirea situațiilor conflictuale.
Coordonează finalizarea lucrărilor de birou și pregătirea pentru o nouă zi de lucru (îngrijirea locurilor de muncă, oprirea echipamentelor de birou, inclusiv iluminatul, activarea sistemelor de alarmă de securitate etc.).

III. Drepturi

Directorul biroului are dreptul de a:

Să se familiarizeze cu documentele care îi definesc drepturile și obligațiile în funcția deținută, cu criteriile de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.
Înaintați șefului întreprinderii propuneri de îmbunătățire a activității biroului și a întreprinderii în ansamblu.
Semnează și avizează documentele de competența lor.
Eliminați în mod independent și pe propria răspundere în numerar alocate pentru a asigura biroului obiectele de inventar necesare.
Trimite spre examinare de către conducătorul întreprinderii idei despre numirea, relocarea și concedierea lucrătorilor de birou; propuneri pentru promovarea lucrătorilor distinși; propuneri de aplicare a sancțiunilor disciplinare contravenitorilor disciplinei muncii și programului de lucru de birou.
Cere conducerii întreprinderii să asigure condiții organizatorice și tehnice și executarea documentelor stabilite necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.

IV. O responsabilitate

Managerul biroului este responsabil pentru:

Pentru indeplinirea necorespunzatoare sau neexecutarea atributiilor de serviciu prevazute de prezenta fisa postului - in limitele stabilite de legislatia muncii in vigoare. Federația Rusă.
Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activităților lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
Pentru cauzarea daunelor materiale întreprinderii - în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

1. Dispoziții generale

1.1. Managerul de birou aparține categoriei de specialiști ai Companiei, ale căror principale sarcini sunt suportul organizatoric și documentar. activitati de management.

1.2. Directorul de birou este numit și eliberat din funcție prin ordin al Directorului General al Societății.

1.3. Directorul biroului raportează direct directorului general.

1.4. În subordinea șefului de birou sunt șeful gospodăriei, șoferul, curierul și doamna de curățenie.

1.5. Managerul biroului efectuează gestionarea evidenței personalului în perioada de absență temporară (boală, concediu) a șefului departamentului de personal.

1.6. În perioada de absență temporară (boală, concediu de odihnă), șeful departamentului de personal îl înlocuiește pe șeful biroului.

1.7. Directorul de birou este ghidat în activitățile sale de:

actele legislative ale Federației Ruse;

Actul constitutiv al Societății;

Regulamentul privind programul intern al programului de lucru;

Regulamente privind departamentele Companiei;

Prin ordinele conducerii;

Materiale normative și metodologice pentru organizarea muncii de birou;

Această descriere a postului.

1.8. Persoane cu studii superioare, superioare sau medii de specialitate incomplete și experiență de lucru de cel puțin 1 an într-o poziție similară, cu cunoștințe de lucru de birou, echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office, cultura muncii și etica în afaceri .

1.9. Un manager de birou ar trebui să știe:

Structura organizatorică și de personal și angajații Companiei;

Reglementări, comenzi și proceduri interne ale companiei;

Funcțiile și sarcinile diviziilor Companiei;

Responsabilitatile functionale ale angajatilor departamentului administrativ al Companiei;

Responsabilitățile și drepturile funcționale ale acestora;

Acțiunile dvs. în cazul în care nu sunt personal și situații de urgență.

2. Responsabilitatile locului de munca

Scopul directorului de birou este cel mai eficient suport organizatoric și documentar al activităților de management.

Pe baza acestui fapt, directorul biroului:

1. Funcționează ca secretar al Societății:

1.1. Suport documentație de management:

Acceptarea documentelor și cererilor personale de semnătură ale Directorului General al Societății;

Fixarea unei amprente a sigiliului oficial pe contracte și comenzi;

Lucru cu comenzi, instructiuni: intocmirea proiectului, inregistrare, semnare, avizare, familiarizare a angajatilor Companiei, inregistrare, contabilitate, depozitare, formare dosare;

Lucru cu corespondența primită (scrisori, mesaje fax): recepție, înregistrare, transfer către destinatar, contabilitate, stocare;

Organizarea primirii corespondenței la adrese legale, poștale și reale;

Lucrați cu corespondența de ieșire (scrisori, mesaje fax): înregistrare, transfer, contabilitate, stocare; înregistrarea scrisorilor directorului general și a adjuncților acestuia; trimiterea de scrisori urgente;

Tinerea si intocmirea proceselor-verbale ale sedintelor si sedintelor;

Înregistrarea împuternicirilor pentru primirea corespondenței, colete și alte valori materiale;

În numele directorului general și al directorilor de departamente, copierea și duplicarea lucrărilor;

În numele Directorului General și al directorilor de departamente, pregătirea proiectelor de scrisori, întrebări și alte documente legate de activitățile Societății în ansamblu;

În numele Directorului General, tipărirea materialelor de serviciu, introducerea informațiilor în banca de date;

Formarea dosarelor în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigurarea siguranței acestora și depunerea lor la arhivă.

1.2. Primirea apelurilor telefonice și, dacă este necesar, transferarea acestora către acei angajați cărora le sunt destinate. Remedierea informațiilor primite telefonic pentru Directorul General în lipsa acestuia și aducerea la cunoștință a conținutului acesteia.

1.3. Pregătirea ședințelor și ședințelor desfășurate de directorul general (notificarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi).

1.4. Organizarea întâlnirilor vizitatorilor și invitaților Companiei.

1.5. Rezervare bilete de avion și de cale ferată, rezervare hotel.

2. Asigură durata de viață a biroului:

2.1. Comandă apă după cum este necesar.

2.2. Rechizite de birou trimestrial.

2.3. Abonament la periodice.

2.4. Înregistrarea cererilor de plată a facturilor de închiriere a spațiilor și a facturilor de utilități ale proprietarilor.

2.5. Organizarea si controlul asupra respectarii de catre angajatii Societatii a instructiunilor de siguranta si a programului de lucru stabilit de administratia societatii locatoare.

3. Coordonează și controlează activitatea:

Șofer: (acceptarea cererilor pentru o mașină și elaborarea unui program de utilizare a vehiculelor Companiei);

Curieri;

Doamnelor de curățenie.

4. Conducătorul de birou, în calitate de membru al colectivului de muncă, este obligat să:

Își îndeplinesc cu conștiință îndatoririle de muncă, respectă disciplina muncii, îndeplinesc la timp și cu acuratețe ordinele administrației și ale conducătorului imediat, utilizează tot timpul de lucru pentru muncă productivă;

Efectuează sarcinile și sarcinile de producție eficient și la timp;

Menține curățenia și ordinea la locul tău de muncă, în birou și în alte spații, respectă procedura stabilită pentru păstrarea documentelor și valorilor materiale;

Utilizați în mod eficient computerele personale, echipamentele de birou și alte echipamente, utilizați economic și rațional materialele și energia, alte resurse materiale;

Respectați normele, regulile și instrucțiunile privind protecția muncii, salubritatea industrială, regulile de securitate la incendiu;

Nu utilizați pentru discursuri și publicații în mass-media, atât în Rusia, cât și în străinătate, informații obținute în virtutea unei poziții oficiale, determinate de documente speciale ale companiei, ca secret comercial (oficial), a cărui difuzare poate dăuna companiei. sau angajații săi.

3. Drepturi

Directorul biroului are dreptul de a:

3.1. Primește informații, inclusiv informații confidențiale, în cantitatea necesară pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.

3.2. Solicitați interpreților să revizuiască documentele pregătite în încălcare regulile stabilite compilarea și executarea acestora (GOST 6.30-2003).

3.3. Documente de vizită ale activităților de management în cadrul competenței acestora.

3.4. Trimiteți propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți activitatea și activitatea Companiei.

3.5. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților Societății.

3.6. Luați decizii în competența lor.

3.7. Aplică stimulente și impune penalități angajaților aflați în subordinea directorului de birou, după acord cu Directorul General.

4. Responsabilitate

Managerul biroului este responsabil pentru:

4.1. Neîndeplinirea și/sau îndeplinirea vagă, neglijentă intempestivă a obligațiilor lor.

4.2. Omisiuni care au ca rezultat daune materiale Companiei si/sau daune imaginii acesteia.

4.3. Siguranța documentației, dezvăluirea informațiilor clasificate ca „Confidențial” sau „CT”.

4.4. Ignorarea drepturilor prevăzute în acest manual.

4.5. Încălcarea regulilor programului intern al muncii, producției și disciplinei muncii.

DE ACORD:

Consilier juridic: / ______________ /

„__” _________200

Șef departament HR: / ______________ /

Descrierea postului unui manager de birou definește gama de drepturi și obligații ale angajatului care ocupă funcția relevantă. Articolul nostru discută principalele aspecte ale acestui manual, scopul său și procedura de aprobare.

Pentru ce este instrucțiunea?

Afirmație Descrierea postului director de birou va ajuta managerul să delimiteze în mod clar gama de drepturi și responsabilități ale unui anumit angajat. În caz de neîndeplinire sau primire a refuzului de a îndeplini atribuțiile prevăzute în instrucțiuni, managerul are dreptul să aducă persoana care a contravenit la acțiune disciplinară.

În fișa postului, angajatorul indică:

Care sunt cerințele de calificare pentru solicitantul de locuri de muncă. În consecință, dacă solicitantul nu îndeplinește cerințele de calificare specificate în instrucțiuni, angajatorul poate refuza să-l angajeze.
Caietul de sarcini al angajatului. Atribuțiile consacrate în instrucțiuni vor ajuta la soluționarea unui conflict de muncă.
Limitele de responsabilitate pentru neîndeplinirea atribuțiilor de către un angajat.

Instrucțiunea oferă angajatului o idee despre principalele sale responsabilități în această poziție. Așadar, prezența instrucțiunilor va ajuta la prevenirea imputarii unor sarcini suplimentare neplătite angajatului.

Procedura de aprobare a fisei postului

Fișa postului poate fi aprobată ca document de personal independent sau poate fi o anexă la contractul de muncă. Fișele postului, de regulă, nu sunt întocmite personal pentru fiecare angajat, ci sunt elaborate pentru un anumit post (scrisoarea Rostrud nr. 3042-6-0 din 08.09.2007).

Când un nou angajat este angajat pentru funcția de director de birou, specialistul responsabil cu evidența personalului din organizație tipări 2 copii ale instrucțiunilor corespunzătoare (acestea includ numele noului angajat). Unul dintre ele este predat salariatului (scrisoarea Rostrud din 31.10.2007 nr. 4412-6), iar al doilea rămâne în dosarul său personal (această copie trebuie să fie semnată de angajat cu privire la familiarizarea cu documentul).

Există și alte opțiuni pentru a remedia faptul că angajatul este familiarizat cu instrucțiunile:

o înscriere corespunzătoare privind familiarizarea se face în contractul de muncă;
marca de cunoștință se pune pe o foaie separată, care se anexează la formularul aprobat al fișei postului;
se face o înregistrare într-un jurnal special despre familiarizarea cu fișa postului (act local al organizației).

Instrucțiunea directorului de birou este elaborată de departamentul de personal al întreprinderii și aprobată de director. Instrucțiunea este semnată de persoana care a întocmit-o. Forma instrucțiunii nu a fost aprobată, dar la redactarea acesteia, se recomandă să respectați:

cerințe pentru structura și conținutul documentului, reflectate în anexa la decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37;
standardele prevăzute de GOST R 6.30-2003.

Toate fișele postului sunt de obicei înregistrate într-un jurnal special. Veți afla mai multe despre procedura de menținere a unui astfel de registru din articolul nostru.

Dacă există o astfel de practică în întreprindere, înainte ca instrucțiunea să fie supusă aprobării directorului, aceasta poate fi avizată de o serie de servicii, de exemplu, juridice. În conformitate cu clauza 3.22 din GOST R 6.30-2003, viza trebuie să includă o indicație a funcției persoanei care autorizează, semnătura acesteia (cu decodare) și data. Viza este situată la partea din spate ultima foaie a instrucțiunii.

Pentru aprobarea instrucțiunii, poate fi emis un ordin corespunzător, cu toate acestea, în practică, șeful se limitează la semnarea la rubrica „Aprobat”, indicând data aprobării (clauza 3.16 GOST R 6.30-2003). De la această dată intră în vigoare fișa postului.

Unde găsiți formularul de fișă a postului unui manager de birou

Din cauza faptului că forma fișei postului unui manager de birou nu este unificată și nu a fost aprobat regulamentul privind procedura de întocmire a acesteia la nivel legislativ, forma acestui document local este elaborată de fiecare organizație în mod independent.

Deoarece drepturile/obligațiile managerilor de birou în majoritatea companiilor diferă puțin, se obișnuiește să se folosească un formular gata de fișă a postului. Puteți descărca formularul actual de pe site-ul nostru.

Structura descrierii postului

Structura general acceptată a fișei postului arată astfel:

Prevederi generale privind postul.
Ordinea subordonării, comunicarea după poziție.
Responsabilitati functionale.
Drepturile angajaților.
Răspunderea pentru neîndeplinirea necorespunzătoare/incompletă a obligațiilor.

Cerințe ale angajaților

Acest post este adesea angajat de specialiști cu studii superioare (de preferință filologice sau manageriale). Cu toate acestea, experiența de lucru nu este adesea necesară. Există însă și angajatori pentru care experiența de muncă într-o specialitate dată sau înrudită (ideal de cel puțin 2 ani) este o cerință cheie. În același timp, studiile solicitantului pot fi secundare profesionale.

Una dintre cerințele importante pentru un angajat este adesea cunoștințele limbi straine... De asemenea, importantă este cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou și eticii în afaceri, deținerea abilităților în desfășurarea activităților administrative și economice. Angajatorul acordă nu mai puțină atenție vorbirii competente și abilităților echipamentelor de birou.

Pentru început, managerul biroului ar trebui să afle:

structura companiei și principiile de zonare pentru diverse servicii;
principiile managementului personalului companiei;
sfera companiei, sfera de autoritate și sfera de responsabilitate a angajaților de birou;
metode de planificare și motivare utilizate în companie;
caracteristicile construcției fluxului de documente și procedura de desfășurare a lucrărilor de birou;
particularități de întocmire și execuție a documentației conform standardelor adoptate în companie;
principiile de organizare a punerii la dispoziție a biroului cu articole de necesitate de producție (rechizite de birou, articole de uz casnic, mijloace sanitare și igienice, consumabile etc.);
echipamentul tehnic al biroului și regulile de lucru cu echipamentele existente;
regulamentul intern al muncii;
reglementari de siguranta, protectia muncii, securitate la incendiu si salubritate industriala.

Care sunt responsabilitățile funcționale ale unui manager de birou

Managerul de birou raportează direct șefului întreprinderii - decizia directorului este cea care determină aprobarea acestuia pentru funcție și demiterea. În acest sens, atribuțiile directorului de birou sunt asociate în principal cu implementarea comenzilor directe ale conducerii. În plus, managerul biroului trebuie să asigure buna funcționare a biroului și să coordoneze interacțiunea departamentelor între ele.

În acest sens, principalele responsabilități ale unui manager de birou pot fi distinse:

asigurarea bunei funcționări a biroului, inclusiv de secretariat, servicii de curierat, șoferi și personal tehnic;
sistematizarea și menținerea ordinii în documentația organizatorică;
recepția/distribuirea apelurilor telefonice primite (organizarea activității personalului secretar/dispecer);
repartizarea sarcinilor de serviciu ale angajaților de birou (secretari, curieri, dispeceri, șoferi, personal tehnic etc.);
furnizarea angajaților de birou cu cărți de vizită, fișe, monitorizarea respectării codului vestimentar (dacă există);
elaborarea și execuția bugetului pentru nevoile biroului;
organizarea dotarii biroului cu tot ceea ce este necesar functionarii acestuia (rechizite de birou, mobilier si electrocasnice de birou, consumabile etc.);
asigurarea pastrarii valorilor materiale care i-au fost incredintate;
organizarea procedurii de utilizare a echipamentelor de birou, în cazul defecțiunii acestora, apelarea tehnicienilor corespunzători pentru lucrări de reparații, asigurarea modernizării echipamentelor și software-ului;
organizare de intalniri, primire invitati/delegatii, suport logistic pentru toate intalnirile si evenimentele din birou;
programarea intalnirilor de afaceri, moderarea acestora, organizarea proceselor verbale si altele documentarea astfel de evenimente;
organizarea fluxului de lucru la birou / corespondența de afaceri, coordonarea documentelor;
controlul respectării disciplinei muncii de către angajații de birou, păstrarea unei foi de pontaj a subordonaților;
finalizarea / începerea coordonării zi de lucru.

Drepturile și răspunderea angajaților în caz de neplată

Principalele drepturi ale unui manager de birou sunt următoarele:

familiarizarea cu documentația aferentă atribuțiilor îndeplinite de acesta;
formularea de propuneri pentru îmbunătățirea muncii de birou;
semnarea și vizarea documentației de competența sa;
dispunerea fondurilor și resurselor materiale încredințate pentru atingerea scopurilor stabilite și îndeplinirea atribuțiilor funcționale atribuite;
transmiterea către șef de date privind circulația personalului salariaților din subordine, impunerea sancțiunilor disciplinare;
cerința de a crea condiții adecvate pentru îndeplinirea atribuțiilor care îi sunt atribuite.

În cazul în care managerul de birou nu își îndeplinește atribuțiile, acesta răspunde în cadrul prevăzut de legislația muncii.

Rezultate

Atunci când angajezi un manager de birou, este important să-i subliniezi în prealabil responsabilitățile. Regulile de conduită necesare sunt de obicei consacrate în fișa postului - un document local care conține toate cerințele unui manager față de un subordonat.

Fișa postului este aprobată de manager și transferată angajatului pentru revizuire. Lista de familiarizare înseamnă că angajatul se angajează să îndeplinească toate funcțiile care îi sunt atribuite și, de asemenea, cunoaște responsabilitatea pentru eșecul acestora.

Orice companie mare are nevoie de un specialist capabil să ofere activități de birou. Un astfel de angajat este un manager de birou. Cine este, ce responsabilități i se încredințează și ce drepturi are, este discutat mai jos.

Cine este manager de birou

Manager de birou (administrator șef al biroului, asistent, asistent manager) este un angajat al companiei care asigură buna funcționare și funcționare a biroului. Această profesie necesită organizare extremă, concentrare și responsabilitate.

Directorul de birou raportează direct directorului general al întreprinderii/firmei/societății. În baza acesteia, angajarea și eliberarea din acesta se efectuează numai în conformitate cu ordinul directorului general.

În această funcție este numit un specialist care a primit cel puțin studii medii complete. Cu toate acestea, ar fi mai de dorit să aibă educatie inalta si experienta de munca.

Managerul de birou este componenta de legătură în interacțiunea șefilor cu personalul care lucrează în birou. La solicitarea conducerii, acesta întocmește un raport privind starea de fapt în birou și funcționarea internă a organizației/societății/corporației, și nu numai.

Diferențierea specialităților „Director de birou” și „Secretar”

Unii oameni percep profesiile „Office manager” și „” ca fiind interschimbabile. Cu toate acestea, acest lucru nu este adevărat. Poziția unui manager de birou este mai cuprinzătoare și mai multifuncțională decât cea a unui secretar, deoarece prevede o gamă mai largă de sarcini îndeplinite pentru a asigura operabilitatea organizației, în funcție de aria de activitate a angajatorului, sarcinile unui manager de birou pot varia semnificativ, spre deosebire de secretară.

De fapt, un manager de birou este o treaptă superioară pe scara carierei. Acest lucru duce la o gamă mai largă de responsabilități, salarii mai mari și cerințe sporite pentru candidatura angajatului angajat.

În diverse companii, corporații, holdinguri mari, directorul de birou este responsabil cu monitorizarea și coordonarea activității secretarilor.

În unele organizații care nu prevăd postul de specialist în personal, managerul de birou este, de asemenea, angajat în recrutarea personalului, publicarea de informații despre începerea unui concurs pentru o anumită poziție, revizuirea și studierea CV-ului unui viitor angajat și chiar instruirea personalului nou.

Locul de muncă și salariul mediu al unui manager de birou

Cu cât compania este mai mare, cu atât este mai largă și mai variată gama de sarcini de birou cu care se confruntă angajații zilnic. Prin urmare, nicio companie, corporație, firme, întreprinderi, organizații, holdinguri nu se poate lipsi de un director de birou care este coordonatorul tuturor activităților de birou. În acest sens, managerul de birou este o profesie foarte solicitată și semnificativă pentru funcționarea cu succes și optimizarea tuturor proceselor de birou din biroul oricărei unități de afaceri.

Companiile foarte mari pot avea în personal nu unul, ci mai mulți directori de birou simultan, fiecare dintre care va fi repartizat departamentului sau diviziei corespunzătoare.

În ciuda cererii destul de mari, concurența pentru postul de manager de birou este, de asemenea, destul de mare. În Rusia, este de aproximativ 6 persoane pe loc.

Salariul unui manager de birou începător este:

la Moscova - 15-22 mii de ruble;
în Sankt Petersburg - 11-16 mii de ruble;
în Ekaterinburg - 8-13 mii de ruble;
în Novosibirsk - 7-12 mii de ruble.

Specialiștii de nivel mediu care au dobândit deja experiență de lucru și și-au demonstrat abilitățile organizatorice pot aplica pentru un salariu la Moscova de până la 30 de mii de ruble, în orașul de pe Neva - până la 23 de mii de ruble, în Ekaterinburg - până la 20 de mii de ruble , în Novosibirsk - până la 18 mii de ruble.

Salariile profesioniștilor cu înaltă calificare sunt și mai mari. Deci, la Moscova poate ajunge la 60 de mii de ruble, la Sankt Petersburg - 45 de mii de ruble, la Ekaterinburg - 35 de mii de ruble, la Novosibirsk - 30 de mii de ruble.

Calități personale cerute de un manager de birou în muncă

Fiecare manager are propriile cerințe pentru viitorul angajat al companiei sale. Cu toate acestea, există o listă generalizată de calități, proprietarilor cărora li se va acorda prioritate incontestabilă la angajarea pentru postul de manager de birou. Iată doar o mică listă a acestora:

Cunoștințe profesionale necesare pentru a lucra ca manager de birou

Pentru a-și îndeplini meseria în mod profesional, un manager de birou trebuie să aibă următoarele cunoștințe necesare:

Cunoașteți procedura de încheiere și reziliere a contractelor;
Dețineți elementele de bază ale documentelor de birou;
Cunoaște elementele de bază ale contabilității, toate programele de calculator de bază necesare muncii de birou (software MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Baze de date), precum și principiile de lucru cu e-mail și fax;
Fiți un utilizator încrezător al unui computer personal și al internetului;
Posedă abilități de tastare rapidă;
Utilizarea adecvată a protocolului de afaceri și a etichetei;
Respectați reglementările de securitate și sănătate în muncă, regulile de securitate la incendiu, standardele sanitare;
Să posede cunoștințe privind selecția și managementul personalului;
Folosiți elementele de bază ale psihologiei și etică profesională atunci când lucrează cu personalul;
Cunoaște regulile de utilizare și funcționare a echipamentelor de birou;
Aplica tehnici motivante atunci cand interactioneaza cu personalul biroului;
Să aibă o înțelegere a metodelor de planificare în desfășurarea activităților de birou;
Să fie capabil să ia rapid decizii în situații critice și să fie capabil să își asume întreaga responsabilitate pentru rezultatele deciziilor luate

Responsabilitățile postului unui manager de birou

Responsabilitățile directe ale managerului de birou includ:

Achiziționați toate articolele de papetărie, echipamentele și toate consumabilele necesare pentru funcționarea normală a biroului;
Monitorizați starea de sănătate și performanța tuturor echipamentelor de birou, inclusiv computere, imprimante, faxuri și alte echipamente de birou. În cazul avariilor, sunați comandantul pentru a elimina defecțiunile apărute;
Înregistrați sistematic corespondența care sosește la birou, transferați-o la unități structurale pentru prelucrarea și pregătirea ulterioară a răspunsurilor;
Verificați e-mailul de la birou cel puțin de două ori pe zi;
Gata la locul de muncă manager înainte de începerea zilei de lucru. Furnizați-i toate articolele de papetărie necesare și echipamentele de birou utile;
Sortează și distribuie documentația către departamentele corespunzătoare;
Urmăriți și păstrați evidența apelurilor primite;
Organizați primirea vizitatorilor, clienților și partenerilor. Respectați politica companiei de comunicare cu vizitatorii, clienții și partenerii;
Pregătiți întâlniri, întâlniri și întâlniri de afaceri. Furnizați toate documentele și articolele de papetărie necesare pentru negocieri, întâlniri, întâlniri, prezentări și alte evenimente ale companiei. Păstrează procesele verbale ale evenimentelor, monitorizează înregistrarea documentară a progresului negocierilor, analizează rezultatele întâlnirilor și întâlnirilor;
Pentru a executa cu acuratețe și în timp util ordinele conducerii de vârf;
Respectați prevederile fișei postului;
Monitorizează documentația de raportare a companiei, se pregătește pentru transferul documentației către arhivă, monitorizează fluxul documentelor din birou;
Dezvoltarea materialelor necesare pentru depanarea problemelor si rezolvarea sarcinilor curente ale companiei;
Pregătiți biroul înainte de începerea zilei de lucru;
Monitorizeaza principalii indicatori ai standardelor sanitare (iluminat, ventilatie incaperii, temperatura mentinuta in birou);
Supraveghează activitatea secretarelor, șoferilor, curățenilor, curierilor și a tuturor membrilor personalului care îi sunt direct subordonați;
Să prescrie un deviz și să țină evidența tuturor costurilor necesare pentru buna funcționare a lucrătorilor de birou, să le furnizeze rechizite și consumabile de birou;
Tine evidenta orelor lucrate de angajatii biroului in vederea transferarii acestor date catre departamentul de contabilitate pentru calcularea salariilor acestora;
, menține o bază de date privind încălcările de către angajați a disciplinei muncii și codul vestimentar stabilit;
Realizarea corespondenței de afaceri cu clienții și partenerii companiei, ținând cont de toate normele de protocol și etichetă de afaceri;
Ajută la eliminarea oricărui fel de conflicte, ostilități, probleme și contradicții care apar în rândul angajaților de birou;
Coordoneaza sfarsitul zilei de lucru in birou, monitorizeaza oprirea tuturor echipamentelor de birou, sistemelor de iluminat, aparatelor de aer conditionat;
Se acceptă documentele, cererile și contestațiile pentru examinarea și semnarea ulterioară a acestora de către conducătorul companiei/întreprinderii/corporației/holding/organizației;
Să aducă în atenția managerului toate informațiile importante primite;
Emite ordine de la conducerea superioară și transmite-le imediat personalului pentru revizuire.

Printre altele, directorul biroului trebuie să respecte regulile regulamentului intern de muncă al companiei sale, Actul constitutiv și regulamentele acesteia. Atunci când își exercită atribuțiile, directorul biroului trebuie să respecte legislația Federației Ruse, precum și dreptul intern civil și al muncii.

În absența șefului de birou, toate atribuțiile postului acestuia sunt atribuite unei alte persoane împuternicite, agreată și aprobată în prealabil în ordinul directorului general.

Drepturi de manager de birou

Pe lângă atribuții, un director de birou are și drepturi, printre care se numără:

Responsabilitatea directorului biroului

Directorul biroului este responsabil în următoarele circumstanțe:

Îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor lor, consacrate în legislația muncii a Federației Ruse și în regulamentele interne ale companiei;
Ignorarea prevederilor Constituției Federației Ruse, precum și a normelor legislației administrative, civile și penale a Federației Ruse;
Cauzarea unui prejudiciu material companiei în conformitate cu legislația în vigoare a muncii, civilă și administrativă a Federației Ruse;
Utilizarea neautorizată a activelor materiale și a proprietății companiei, contrar intereselor entității economice și ale conducerii acesteia;
Utilizarea greșită a informațiilor personale și a informațiilor confidențiale despre angajați și conducerea superioară a companiei, dezvăluirea intereselor și secretelor comerciale ale corporației;
Încălcare gravă a regulilor de protocol și etichetă de afaceri;
Încălcarea normelor Cartei interne a muncii și a ordinii firmei;
Încălcarea regulilor de securitate la incendiu;
Nerespectarea măsurilor de siguranță;
Furnizarea de informații false în scop personal.