Ghid de studiu Bazele muncii de birou. Instrucțiuni: Cum să organizați în mod corespunzător un management al documentelor într-o organizație bugetară. Regulile muncii de birou și gestionarea documentelor în cadrul organizației

Manualul de studiu consideră teoretic și baza metodologică Lucrări de birouri moderne, tipuri și reguli de documente, teoria organizării managementului documentației. Sunt evidențiate problemele de înregistrare, sistematizare și stocare a documentelor și documentelor organizaționale și juridice, de informare și de referință pe personal. La sfârșitul fiecărui paragraf prezintă sarcini practice pentru studenți care vizează asigurarea cunoștințelor dobândite și abilități.

Pasul 1. Alegeți cărți din director și faceți clic pe butonul "Cumpărați";

Pasul 2. Mergeți la secțiunea "Coș";

Pasul 3. Specificați suma necesară, completați datele din blocuri și blocuri de livrare;

Pasul 4. Apăsați butonul "Mergeți la plată".

Pe acest moment Achiziționați cărți tipărite, acces electronic sau cărți ca bibliotecă cadou pe site-ul EBS este posibil doar la o plată prealabilă de o sută la sută. După plată, veți primi acces la textul integral al manualului din biblioteca electronică sau începem să vă pregătim pentru dvs. o comandă în casa de imprimare.

Atenţie! Solicităm să nu modificăm metoda de plată la comenzi. Dacă ați ales deja orice metodă de plată și ați reușit să efectuați o plată, trebuie să reordonați din nou comanda și să o plătiți într-un alt mod convenabil.

Puteți plăti pentru comanda într-una din metodele propuse:

1. Calea fără numerar:
   • card bancar: Trebuie să completați toate câmpurile formularului. Unele bănci sunt rugate să confirme plata - pentru aceasta, codul SMS va veni la numărul dvs. de telefon.
   • Banking online: Băncile care cooperează cu serviciul de plată vor oferi formularul lor de completare. Vă rugăm să introduceți datele în toate domeniile.
     De exemplu, pentru "Clasa \u003d" Text-primar "\u003e Sberbank Online Numărul necesar telefon mobil și e-mail. Pentru "Clasa \u003d" Text-primar "\u003e Alpha Bank Veți avea nevoie de conectare în serviciul Alpha Clean și prin e-mail.
   • Portofel electronic: Dacă aveți un portofel Yandex-Wallet sau Qiwi, puteți plăti pentru comanda prin intermediul acestora. Pentru aceasta, selectați metoda de plată corespunzătoare și completați câmpurile propuse, atunci sistemul vă va redirecționa în pagină pentru a confirma factura.

Fiecare organizație creează documente care reflectă diverse părți ale activităților sale: management (planificare, reglementare, control etc.), furnizarea resurselor necesare (umane, financiare, materii prime, materiale, echipamente etc.), principale sau producție, activități ( Comerț, servicii de transport, asigurări, servicii bancare etc.). Fiecare organizație efectuează un schimb de informații cu alte organizații, primind diverse documente ( scrisori de afaceri, contracte, protocoale, acte etc.). Pentru ca activitățile organizației să fie eficiente și să lucreze cu documente comandate și organizate, organizația este creată în organizație.

Determină termenii

În cadrul sistemului de lucrări de birou, înțelegem combinația de măsuri organizaționale, de informare, tehnice, care asigură documentarea activităților organizației (crearea de documente), primirea sau trimiterea documentelor, prelucrarea, depozitarea și utilizarea acestora.

Producția de documente este un sistem complex, deci nu este suficient să partajați documente pe dosare și să le stocați în dulapuri sau în tabele la o organizație eficientă de lucru. Documentele trebuie să fie sistematizate, să se înregistreze, să-și controleze execuția, să-și determine timpul de depozitare, forma în cazuri, să fie stocate în arhivă sau să distrugă după ce au pierdut valoare și au expirat prin acte de reglementare de stocare. Și toate acestea trebuie făcute, ghidate de anumite principii, în conformitate cu anumite reguli, astfel încât, în orice moment, a fost posibil să se găsească document necesar Și astfel încât acest document să poată fi folosit ca baza juridică Să ia decizii de gestionare ca dovadă în instanță sau cu un scop diferit.

Prin definiție, înregistrată la punctul 2.1 GOST R 51141-98 "Document și Business Archival. Termeni și definiții ", lucrări de birou (documentație de management) - o ramură a activităților care asigură documentația și organizarea de muncă cu documente oficiale. Aproape o definiție similară este consacrată în GOST R ISO 15489-1-2007 "Sistemul de standarde în funcție de informație, bibliotecă și publicare. Managementul documentelor. Cerințe generale »: Gestionarea documentelor (gestionarea înregistrărilor) - un set de acțiuni sistematice și eficiente de creare, utilizare, stocare și distrugere a documentelor în organizații pentru a evita operațiunile de afaceri (management)" (clauza 3.20).

Documentarea activităților organizației (crearea de documente) - Activități pe care aproape toți angajații organizației într-o singură măsură sau alții sunt ocupați. Organizarea de lucru cu documente (prelucrarea documentelor, depozitarea acestora, utilizarea) este activitățile desfășurate de o diviziune specializată a organizației sau, în cazul în care organizația este mică, - de către angajat (document, producție de documente), care Efectuează funcțiile organizatorului cu documente sau documente de gestionare.

Notă Pentru a spune că în organizație există un sistem de lucrări de birou, puteți, în opinia noastră, în cazul în care: angajații organizației sunt distribuiți în gestionarea documentelor (crearea, prelucrarea, depozitarea și utilizarea documentelor) și se determină responsabilitatea pentru neconformitatea acestora; rezolvarea documentelor organizate, adică Mișcarea documentelor din momentul creării sau intrarea în organizație înainte de a finaliza execuția, trimiterea unui document și / sau transferul la depozitare; sistemul de înregistrare (contabilitate) al documentelor (primite, interne, de ieșire) și documentația este furnizată; documentele executate sunt plasate pe depozitare în cazuri în conformitate cu nomenclatorul cazurilor.

Organizarea muncii de birou

Dacă vorbim despre organizarea lucrărilor de birou ca o secvență de acțiuni care trebuie implementate în organizație, atunci primul pas este de a crea o unitate separată (apelați la departamentul de lucru de birou) sau, cu o cantitate mică de gestionare a documentelor, Numirea angajatului, a cărei îndatoriri va include organizarea de lucru cu documente. Într-o mică organizație, acest lucru poate fi secretarul capului, pe care, pe lângă funcțiile informațiilor, documentației și organizaționale și întreținerea capului, sunt încredințate funcțiile de organizare a lucrărilor cu documente.

Crearea unei unități de management specializate - Departamentul de lucru de birou este însoțită de o serie de acțiuni consecutive.

Pasul 1: Dezvoltarea și aprobarea Regulamentului privind Departamentul de Office Lucrări și Descrieri ale locurilor de muncă ale angajaților departamentului.

Regulamentul privind Departamentul Office stabilește statutul acestei unități (statutul său juridic), sarcinile, funcțiile, drepturile, responsabilitatea, precum și natura relațiilor cu alte unități.

Instrucțiunile oficiale stabilesc distribuirea întregii cantități de muncă efectuate de unitate, între angajați, ținând seama de calificările lor, tehnologiile de execuție a muncii de birou și volumul acestora.

Pasul 2: Numirea angajaților responsabili de conducerea lucrărilor de birou în diviziile structurale ale organizației.

O condiție prealabilă pentru lucrările de succes cu documente este numirea angajaților, ale căror îndatoriri includ lucrări de birou în diviziuni structurale.

Nu fiecare diviziune structurală a organizației poate pretinde că are un angajat care va fi angajat numai în conducerea lucrărilor de birou (secretar sau funcționar). În cazul în care numărul de unități este mic, volumul de documente este, de asemenea, mic, conducând activitatea unității structurale poate fi încredințată unuia dintre angajații diviziei, de regulă, care ia cea mai mică poziție a unui specialist care va Îndeplinesc obligațiile de a efectua lucrări de birou, împreună cu îndeplinirea responsabilităților. Numirea lucrătorilor responsabili de conducerea lucrărilor de birou în diviziuni structurale se desfășoară prin ordin al șefului organizației.

Pasul 3: Dezvoltarea și aprobarea instrucțiunilor pentru documentație (lucrări de birou) ale organizației (denumite în continuare instrucțiuni pentru DOA).

Instrucțiunea Dou este principalul document de reglementare care reglementează procedura și tehnologia de a lucra cu documente din momentul creării sau intră în organizație și înainte de a trimite corespondenți sau transferați la depozitare. În instrucțiunile Dow, trebuie definite procese și proceduri de procesare a documentelor în toate etapele ciclului lor de viață. Instrucțiunea este un document de reglementare al organizației, aprobat de șeful organizației și este obligatoriu pentru toți angajații.

În prezent, singurul document metodologic care determină procedura de elaborare a instrucțiunilor pentru Dou este recomandările metodologice privind elaborarea de instrucțiuni de muncă de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin Ordinul Rosarhiva din 23 decembrie 2009 Nr. 76). Recomandările metodice sunt destinate organelor executive federale, totuși, acest document poate utiliza alte autorități, stat și organizații nestatale, dar cu o ajustare adecvată.

În ciuda prezenței orientărilor, dezvoltatorul instrucțiunii trebuie să facă o lucrare preliminară mai mare pentru a selecta o configurație specifică a sistemului de management al cazurilor, care reflectă caracteristicile de lucru cu documentele din această organizație.

Dezvoltarea instrucțiunii Dow este sarcina Departamentului de Management al Oficiului (un angajat responsabil cu lucrul cu documentele). Scopul elaborării instrucțiunilor pentru Dou este de a stabili tehnologii pentru a lucra cu documentele din cadrul organizației.

• Reguli de documentare activități de management Organizații (Elaborarea și proiectarea principalelor complexe ale documentelor de management, inclusiv cerințele pentru formulare, componența punctelor de recuzită și proiectarea acestora);
• Reguli de organizare a organizației de gestionare a documentelor(Mișcarea documentelor în procesul de creare și executare, primire și trimitere a documentelor, inclusiv înregistrarea documentelor, monitorizarea executării documentelor, menținerea lucrărilor de referință pe documente);
• Reguli pentru organizarea stocării documentelor(sistematizarea documentelor executate în conformitate cu nomenclatorul cazurilor, formarea de cazuri, depozitarea cazurilor, transferul documentelor pentru depozitarea arhivelor, distrugerea documentelor cu perioade de depozitare expirate).

La elaborarea instrucțiunilor pentru DOW, este necesar să se bazeze pe dispozițiile actelor legislative legislative și de alte acte normative care reglementează activitatea de documentare și arhivă, dispozițiile documentelor constitutive ale organizației, în special Carta sau furnizarea (este în Aceste documente că competența conducerii este determinată, dreptul managerului de a publica anumite documente este fix), să identifice și să analizeze un set de acte juridice de reglementare, documente manageriale dedicate diferitelor aspecte ale activităților de management și organizarea muncii cu documente ( De exemplu, o comandă a unei organizații privind distribuirea îndatoririlor între gestionarea sau delegarea dreptului de semnare, o comandă privind procedura de contabilitate, stocare și distrugere a formelor, sigilii și ștampile ale organizației și altele). Identificarea acestui complex de documente este necesară nu numai pentru analiza normelor și a normelor în colaborarea cu documente, care sunt deja stabilite în organizație, ci și pentru instrucțiunile după aprobarea instrucțiunilor (și o parte din prevederile din Aceste documente pot intra în instrucțiunea Dou). A fost posibilă publicarea ordinului de recunoaștere a unora dintre aceste documente nu a fost nevalidă.

Pasul 4: Dezvoltarea nomenclaturii cazurilor care deservește baza sistematizării documentelor în cazuri, formarea de cazuri și efectuarea de informații și căutarea documentelor.

Nomenclatorul cazurilor este o listă sistematizată de anteturi de cazuri generate în organizație, indicând calendarul depozitării acestora. Nomenclatorul cazurilor este necesar pentru formarea calitativă a fondului documentar al organizației. Fondul documentar al organizației reprezintă documente formate în activitățile sale, ambele stabilite în organizație și primite de la alte organizații. Nomenclatura de afaceri vă permite să formați documente în cazul în care, în viitor, în viitor este posibil să se efectueze o căutare eficientă a documentelor dacă este necesară utilizarea lor. În plus, nomenclatorul cazurilor îndeplinește o altă funcție importantă - stabilește documentele pentru stocarea documentelor.

Toate diviziile structurale ale organizației participă la dezvoltarea nomenclaturii cazurilor, altele decât Departamentul de Office Work. Mai precis, în primul rând, diviziile structurale ale organizației dezvoltă gama de diviziuni, atunci departamentul de gestionare a birourilor formează așa-numita nomenclatura sumară a cazurilor, adică. Nomenclatorul afacerii organizației. Nomenclatorul cazurilor este mai bine să intre în vigoare din 1 ianuarie a anului următor, deoarece activitatea de birouri în organizații este efectuată până la an.

Nomenclatorul cazurilor este baza pentru sistematizarea documentelor și organizarea depozitării ulterioare a transferului către arhiva organizării sau distrugerii după timpul de depozitare stabilit.

Deoarece dezvoltarea instruirii Dou este o sarcină destul de complicată, iar prima dată nu poate fi satisfăcătoare din toate punctele de vedere ale opțiunii de instrucțiuni, se poate recomanda să dezvolte mai întâi și să aprobe instrucțiunile temporare pe Dow. Lucrul cu instrucțiunile temporare vă va permite să verificați pozițiile sale, dezvăluiți puncte slabeȘi după rafinament adecvat, instrucțiunea Dow poate fi aprobată deja ca permanentă.

Fluxul de documente într-o organizație bugetară este un set de activități legate de formarea și circulația tuturor documentelor instituției, începând cu data creării lor (primire) și până la momentul punerii lor în afaceri, trimiterea sau implementarea integrală. Vom spune ce GOST pentru munca de birou și fluxul de documente 2019 există.

Cum se organizează fluxul de documente

Scopul organizării procesului în orice instituție este de a promova adoptarea în timp util a deciziilor de gestionare și a executării acestora. Obiectivul procesului este de a asigura circulația documentelor asupra algoritmului cel mai optim pentru organizație cu costuri minime de muncă și timp.

Ce este un flux de documente

Secretarul sau serviciul de detalii sunt angajate în activități de birou în instituție.

Există în următoarele secțiuni:

• general - în ceea ce privește activitățile întreprinderii în ansamblu;
• personalul - în ceea ce privește mișcările de personal, este efectuată de serviciul de personal;
• secret - în parte a documentelor confidențiale privind cerințele special stabilite;
• electronic - în ceea ce privește transmiterea informațiilor privind sistemele automate.

Descoperit și debit de documente 2019 ( tutorial Înregistrarea poate fi găsită în surse deschise) presupune că cifra de afaceri a lucrărilor din organizație începe cu nomenclatura lor, adică lista tuturor cazurilor existente (lucrări de o specie sau direcție). Pentru ao forma, trebuie să stabiliți o listă cu toate lucrările disponibile, să le combinați conform instrucțiunilor identice. Apoi, pentru fiecare vizualizare, trebuie să instalați numărul, adică codul care include un număr de numere sau litere. Nomenclatura este concepută pentru a facilita procesul de arhivare și sistematizare a hârtiei. De regulă, un tabel cu grafice care reflectă numele cazului, codul (numărul), un loc în arhivă, o perioadă de valabilitate.

În cadrul organizației, numărul de cazuri și tipuri de lucrări de la cifra de afaceri depinde de instrucțiunile și specificul activităților, dar există reguli comune pentru diverse industrii:

• intern (cele care operează în cadrul instituției);
• intrare (trimisă din structuri externe);
• ieșire (trimisă la structuri externe).

De regula generalaAcestea sunt înregistrate în jurnalele de înregistrare (pentru fiecare tip - proprii) cu numărul de secvență, data, numele, informațiile despre expeditor.

Revista trebuie să fie cusută și numerotată.

În general, numărul de reviste din cadrul organizației este asociat cu nevoile și activitățile sale.

Etapele de lucru la locul de muncă

Mișcarea lucrărilor din organizare constă în pași consecutivi asupra mișcării și acțiunilor care trebuie făcute în perioada în care lucrarea este creată și executată. De exemplu, etapele procesului sunt prezentate în instrucțiunile aprobate prin Ordinul Agenției Federale de Arhivare din 11.04.2018 nr. 44. Aceasta poate fi luată ca bază.

Lucrul cu intrarea în organizație constă dintr-un complex de procese.

1. Prelucrarea primară, inclusiv astfel de elemente:

• verificarea faptului de livrare adecvată către destinatar;
• verificarea absenței deteriorării plicului, ambalajului;
• deschidere (cu excepția ambalajelor cu inscripția "personal" și se amestecă restricțiile privind accesul la hârtie);
• verificarea integrității primelor, inclusiv a aplicațiilor;
• distrugerea plicurilor, ambalajelor sau ambalajelor;
• marca cu atribuirea numărului de intrare.

Numărul este atribuit o dată, nu este permisă înregistrarea dublă.

2. Considerare preliminară pentru distribuirea corectă a fluxurilor de valori mobiliare, care:

• pot fi efectuate înainte de înregistrare (dacă există semne despre necesitatea executării imediate);
• se efectuează în ceea ce privește toate lucrările care intră în instituție și în numele directorului (dacă sunt adresate unității, acestea sunt trimise direct la destinatar).

Ca urmare, procedurile de hârtie sunt formate în fluxuri care merg la adresa:

• șeful instituției;
• Șef adjunct;
• Șefii de diviziuni și angajații lor.

Finalizarea etapei va fi transferul către managerul dorit în funcție de funcționalitatea acestuia din urmă.

3. Luarea în considerare a capului:

• produs în ziua lucrării (în următorul - în cazul transmiterii la sfârșitul zilei de lucru);
• impunerea de rezoluții.

La primirea rezoluției, aceasta este transferată în executarea angajatului corespunzător.

4. Prelucrarea, îndeplinirea rezoluției.

5. Formarea de răspunsuri.

6. Controlul executării.

Lucrul cu ieșirea include o listă de acțiuni:

• proiectele sunt dezvoltate, elaborarea;
• ei vizitează angajații interesați;
• verificate pentru corectitudinea designului;
• înregistrată în ziua semnării (pentru următorul lucrător, dacă este semnat seara);
• transmise la trimitere;
• execuție controlată.

Instituțiile interne sunt tratate în etape.

Lucrul cu gestionarea lucrărilor (comenzi, comenzi) constă în:

• pregătirea proiectului;
• coordonarea cu părțile interesate;
• instrucțiuni pentru verificarea corectitudinii formării;
• transferați la cap pentru semnare;
• Înregistrare (cu atribuirea camerei pentru grupuri individuale din interior an calendaristic);
• controlul executării;
• formarea originalelor în materie în conformitate cu nomenclatura.

Lucrul cu protocoalele include:

• formarea textului;
• Înregistrarea celor emise pe baza reuniunii sub președinția șefului (numărul în ordine este atribuită în anul calendaristic);
• depozitarea originalelor în locurile de înregistrare;
• controlul executării;
• direcția copiilor către părțile interesate.

În instituție pentru toate documentele, este necesar să se țină evidența numărului acestora care au fost create în ea și trimise organizațiilor externe într-o anumită perioadă. Această fixare este efectuată ca o întreprindere ca un întreg, deci diviziuni structurale, Grupuri de hârtie, expeditori și destinatari, precum și alți parametri care sunt obligați să analizeze munca.

GOST pentru munca de birou

CEO al producției vamale din 2019 stabilește o listă de concepte de lucru de birou cu decodificarea lor. Dezvoltarea-2018, noi cerințe pentru care GOST R 7.0.97-2016 (a început să funcționeze de la 01.07.2018), GOSTR R 7.0.8-2013 (GOST "Cazul de arhivă") se efectuează în conformitate cu cerințele stabilite prin aceste documente.

GOST R 7.0.8-2013 determină lista de concepte recomandate pentru a aplica pentru toate tipurile de documente, de exemplu:

• activități de birou - activități privind documentarea, gestionarea documentelor, depozitarea operațională și utilizarea documentelor instituțiilor;
• documentul oficial - creat de instituție, un loc de muncă sau un cetățean, decorat în mod prescris.

GOST R 60-2003 Noul GOST R 7.0.97-2016 conține o serie de inovații. Instituția decide independent dacă să execute ordinul care pretinde astfel de acte ca instruire privind producția vamală 2019 în instituțiile de stat, Manual pentru munca de personal, conform unui nou GOST.



Spuneți despre modificările GOST:

1. Lista detaliilor a fost actualizată. Guest nu are acum detaliile "copiei electronice a documentului". A apărut:
   • detaliile privind numele unității dezvoltate de document au fost efectuate o linie separată;
   • restricții de acces la cerințe;
   • detaliile marcajului de semnătură electronică.
2. Cerințe pentru înregistrare. Poziții constrânse pe:
   • numerotarea paginilor;
   • utilizați font;
   • depuneri și intervale intervale;
   • posibilitatea de a face documente pe ambele părți ale foii;
   • imprimarea Prostanovka care nu ar trebui să afecteze semnătura.
3. GOST clarifică cerințele pentru asigurarea copiilor. Dacă trebuie să fie trimisă unei organizații externe, cuvântul "dreapta" este specificat în numărul de detalii, informații despre copie (poziție, semnătură și decodificare), linia de mai jos este certificatul de certificare și informații despre locul de Depozitarea companiei cu tipărirea companiei.
4. Secțiunea "Formulare" este completată de formatul A6, sunt determinate regulile pentru utilizarea semifabricatelor bilingve.
5. Secțiunea cu aplicații a inclus eșantioane ale frunzei de titlu, o diviziune necompletată, litere în două limbi, sunt date prequise pentru designul lor.

Actualizarea GOST presupune luarea în considerare a problemei de dezvoltare noua editie Unele documente, cum ar fi instrucțiunile pentru munca Office 2019 (în instituții municipale, alte organizații.

În fiecare birou, cu toată varietatea de activități, se pot distinge două tipuri principale de sarcini:

lucrați cu documente;

managementul muncii.

În același timp, două software-uri de specii se aplică pentru rezolvarea sarcinilor de birou.

Sisteme specializate concepute pentru a rezolva sarcini relativ omogene folosind anumite tehnologii: de exemplu, managementul proiectului, managementul documentelor (MP, Outlook, Program +).

Instrumente instrumentale universale pentru a rezolva o gamă foarte largă de sarcini, indiferent de caracterul lor.

Bazele lucrărilor de birou

De îndată ce o persoană a învățat să scrie, a început să creeze documente.

Document Se numește tot ceea ce este folosit pentru înregistrarea, transmiterea și menținerea informațiilor despre orice subiect și vă permite să identificați autorul sau persoana aprobată de document.

Orice acțiune administrativă este însoțită de documente. Odată cu apariția documentului a început să reglementeze lucrarea cu ei, care este obișnuită să fie chemată astăzi descoperit. Primul și explicit semnul unei organizații proaste de muncă este căutarea constantă a documentului necesar și a autorilor acestora. Prin urmare, în plus față de lucrul cu un document separat, organizația este organizarea sistemului de lucru de birou.

Clasificarea documentelor

Documentul este caracterizat prin conținut și tip. Conținutul documentului determină autorul să țină cont de munca efectuată și, în această abilitate, este nelimitată. Documentele nu sunt doar litere, texte. Documentul poate include grafice, tabele, calcule ... Documentele pot fi atribuite prezentărilor, bazelor de date și oricăror alte fișiere, în cazul în care conținutul, proiectarea, protecția este responsabilă pentru cerințe.

În ceea ce privește tipurile de document, ele pot fi sistematizate după cum urmează:

	Documentație
Purtător		Dezvoltator
Hârtie	Primar	Intern
Magnetic

Din punctul de vedere al transportatorului: aplicați atât documentele de hârtie obișnuite (copii solide), cât și documentele create și stocate pe un purtător magnetic.

Din punctul de vedere al conținutului: primar va apela documente care conțin datele sursă și consolidate - cele în care sunt introduse date din documentele primare.

În funcție de solicitarea internă a dezvoltatorilor, documentele create pentru utilizare în cadrul organizației și documentele externe provenind din alte organizații sau trimise la alte organizații. Aceste documente pot diferi atât pe design, cât și în funcție de conținutul acestora.

Obiecte de lucru de birou

Pentru toate tipurile de documente, este necesar să se efectueze un număr de lucrări unite prin conceptul de lucrări de birou. Vom lua în considerare lucrările principale efectuate cu documentele:

Depozitarea documentelor.

Asigurarea accesului autorizat la documente.

Căutare documente necesare Și fragmentele lor.

Lucrați cu documente primare care creează documente originale

Toate documentele în care datele sunt introduse direct sunt numite primare. Documentele primare la rândul său pot fi sistematizate:

După cum arată experiența, proporția documentelor originale aplicate în conducere, de regulă, nu depășește 15-25%. Prin urmare, pentru a economisi timp petrecut la creația lor, se efectuează conținutul documentelor externe și interne, sunt dezvoltate formele lor tipice. Fiecare astfel de formă este numită șablon.

Obținerea de a începe un curs, în primul rând, ar trebui să vă familiarizați cu principalii termeni și definiții profesionale care se întâlnesc în mod constant cu documentele.

Descoperirea este o ramură a activităților care documentează și organizează lucrările cu documentele oficiale.

Inițial, termenul a apărut în discursul oral (probabil în secolul al XVII-lea) și a însemnat procesul de decizie (producție) al cauzei: "Muncă" - pentru a rezolva problema. În cursul deciziei a fost necesară consolidarea rezultatului, de exemplu, un acord realizat. Pentru aceasta, vremurile străvechi și documentele create, deoarece cuvântul oral poate fi uitat, distorsionat în timpul transmisiei sau nu este atât de ușor de înțeles. Deja în secolul al XVI-lea. Cuvântul este folosit o afacereca o întâlnire a documentelor legate de orice caz, problema. Pentru prima dată în acest concept, cuvântul "caz" a fost înregistrat în documente în 1584

Lucrările moderne de birou include:

Asigurarea creării în timp util și corecte a documentelor (documentație);

Organizarea de lucru cu documente (primire, transmisie, prelucrare, contabilitate, înregistrare, control, depozitare, sistematizare, preparare a documentelor pentru arhivă, distrugere).

În paralel cu termenul "lucrări de birou" în ultimele decenii, termenul utilizează managementul documentației(Dou). Aspectul său este asociat cu implementarea sistemelor informatice și a software-ului organizațional, și sprijinul informațional Pentru abordarea terminologiei utilizate în programele și literatura de calculator. În prezent, termenii "Oficiul de lucru" și "Managementul documentației" sunt sinonime și aplicate pentru a desemna aceeași activitate. Iar cel și celălalt termen pot fi găsite, de exemplu, în numele documentelor care reglementează organizarea proceselor de documentare: " Sistemul de stat Documentație Suportarea managementului "și" Instrucțiuni tipice pentru procedurile vamale în ministerele și oficiile Federației Ruse ".

Documentare - Acesta este procesul de creare și proiectare a unui document.Standardul de stat definește documentația ca "înregistrarea informațiilor privind diverse media pentru regulile stabilite".

Necesitatea de a repara informațiile au apărut în oameni în străvechi. Până când timpul nostru, "Documentele" au atins diverse epocii create pe semne de lut, Beresste, Stela de piatră etc. Metodele de aplicare a informațiilor au fost, de asemenea, diferite: desen, grafică, scrisoare. În prezent, practicile de management folosesc în principal documente create în orice mod de scriere - scris de mână, scris scris, tipografic, calculator și folosind grafică, desen, fotografii, sunet și video și pe materiale speciale (hârtie, cinema și film, bandă magnetică, disc, etc.). Studiul dezvoltării metodelor de documentare și transportator de informații este angajat în disciplina științifică - documentație.

Organizarea de lucru cu documente - Este de a asigura circulația documentelor în aparatul de conducere, utilizarea lor pentru referință și depozitare.Termenul este determinat de standardul de stat ca "Organizarea managementului documentelor, depozitarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale instituției".

Document de curgere apeluri standard mișcarea documentelor în organizație de la crearea sau primirea lor înainte de finalizareexecuție sau plecare.Tehnologia de lucru cu documentele include:

Recepție și prelucrare primară a documentelor;

Examinarea și distribuția lor preliminară;

Înregistrarea documentelor;

Monitorizarea executării documentelor;

Informații și lucrări de referință;

Executarea documentelor;

Trimiterea lor;

Sistematizarea (formarea cazurilor) și stocarea curentă a documentelor.

Vom dezvălui câteva dintre conceptele enumerate. Asa de, Înregistraremijloace Înregistrarea acreditărilor pe un document bazat pe formularul stabilit, stabilirea faptului că crearea, plecarea sau primirea acestuia, controlul executării documentelor - un set de acțiuni care asigură execuția lor în timp util, formarea unui caz - o grupare de execuție Documente în cauză în conformitate cu nomenclatorul cazurilor (lista sistematică a elementelor din organizație, indicând calendarul depozitării lor, decorate în mod prescris) și sistematizarea documentelor în cauză.

Orice soluție managerială se bazează întotdeauna pe informații despre problema examinată sau obiect gestionat. Informațiile sunt identice cu conceptele: "Date", "informații", "indicatori". Următorul termen este consacrat:

"Informațiile sunt informații despre persoane, obiecte, fapte, evenimente, fenomene și procese, indiferent de forma depunerii acestora".

În fiecare domeniu de activitate umană, informațiile au propriile sale specifice și, prin urmare, este împărțită în medicale, științifică, tehnică, tehnologică etc. în autoritățile federale și management, în instituții, organizații și întreprinderi (indiferent de activități și forme de proprietate) apare în mod necesar informații de gestionare care sunt utilizate în scopul gestionării oricărui obiect sau a structurilor. O serie de cerințe se fac la informații manageriale: completitudinea, eficiența, acuratețea, precizia, direcționarea, accesibilitatea pentru percepția omului.

Documentele sunt utilizate în diferite domenii de activitate, ramuri ale cunoștințelor, sfere ale vieții și fac obiectul studierii multor discipline științifice. Prin urmare, conținutul conceptului de "document" este multi-evaluat și depinde de industria și în ce scopuri este utilizată. Deci, pentru avocați, documentul este în primul rând un mod de dovezi sau certificat de orice, pentru un istoric - o sursă istorică, Cibernetics-Documenist - transportator de informații și specialiștii de conducere consideră că este un mijloc de stabilire și transferizare a deciziilor de gestionare.

ÎN Lege federala "Cu privire la informații, informatizare și protecție informațională" este consacrată următoarea definiție a conceptului de "document":

Document - aceasta este informațiile înregistrate pe transportorul de materiale cu detalii care să le permită identificarea acestuia.Aceeași definiție este dată în standardul de stat pentru termeni și definiții ale "Oficiului Work Work and Archival". Pentru mai mult caracteristici complete Conceptele de "document" ar trebui divulgate și conceptul de "recuzită".

Fiecare document constă dintr-o serie de componente ale elementelor sale, care sunt numite recuzită (nume, autor, destinatar, text, data, semnătura etc.). GOST consacră următoarea definiție:

Document necesar - element de design obligatoriudocument oficial?

Diferitele documente constau din recruți diferiți. Numărul de detalii este determinat de obiectivele creării unui document, pe care l-am dorit, cerințele pentru conținutul și forma acestui document. Pentru multe documente, numărul de detalii este strict limitat. Pentru o serie de documente, numărul și compoziția detaliilor sunt stabilite prin acte legislative și de reglementare. Dar, în orice caz, după cum rezultă din definiție, informațiile înregistrate pe transportatorul material trebuie să fie neapărat decorate prin etanzarea detaliilor necesare. Doar atunci devine un document.

În document, documentul este considerat ca urmare a stabilirii (cartografii) faptelor, evenimentelor, fenomenelor realității obiective și a activității mentale a unei persoane prin orice mod convenabil într-un material special.

Documente, fixare (afișare), asigurând astfel conservarea și acumularea, capacitatea de a transmite către o altă persoană, utilizarea repetată, re-și repetarea revenirii la acesta în timp. Ele afectează diverse sfere ale activității umane și sunt împărțite în text și grafic, tradițional (scris de mână, scris) și pe masina de mass-media, științifică, tehnică, personală și oficială etc.

Documente oficiale - aceasta este documente create de juridice sau indivizidecorate și certificate în mod prescris.Dintre acestea, categoria specială este service (managerial)documente care sunt determinate de standardul de stat ca documente oficiale utilizate în activitățile curente ale organizației.

Ca transportatori de informații, documentele acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, orice companie, asigurând interacțiunea părților structurale și a angajaților individuali. Acestea reprezintă baza pentru luarea deciziilor de gestionare, pentru a servi drept dovadă a executării și a sursei de generalizări și analize, precum și materiale pentru locul de muncă de referință. În activitățile manageriale, documentul acționează ca o chestiune de muncă și ca urmare a forței de muncă.